4個問題可以讓您入門
Covid-19意味著世界各地的虛擬年度股東大會數量始終增加。即使是一旦允許面對面股東或投票成員會議的市場也在考慮混合格式。
那麼，什麼是混合股東大會呢？
混合動力車年度股東大會是一個年度股東大會，既有室內的與會者，也有通過虛擬活動平台參加的遠程參與者。像任何人一樣 混合事件的類型，正是室內和在線體驗的結合使其成為混合動力。
這兩個受眾群體可以申請股東以及公司董事會和其他利益相關者。例如：
- 室內和虛擬參與者與董事會成立的董事會
- 與所有人或一些董事會實際上參加的室內和虛擬參與者。
與其他選修活動不同，AGM是公開上市公司的法律要求，並具有獨特的要求。這種新的混合動力模型為AGM計劃者提供了一系列全新的挑戰和考慮因素。
為了協助您的計劃，這裡有四個有用的首發問題 如何計劃混合年度股東大會.
您如何開始計劃混合年度股東大會？
1。我需要允許多少股東和發言人在哪裡？
這個問題的前兩個部分，您可以簡單地確定。一旦擁有總數的受眾人數，您就需要考慮平均出勤率以及場地的容量。有了當前的旅行限制，您應該允許大部分股東實際上參加。同樣，根據董事會成員或其他演講者的位置，他們可能會選擇通過現場直播或預先錄製的視頻在場地或實際上參加。
了解您需要允許的數字不僅有助於選擇場地，還可以 虛擬事件平台 並託管虛擬組件需要。例如，僅20名的虛擬受眾所需的技術能力和支持要比10,000名股東的股東大會少得多，而來自不同位置的與會者流媒體。
一旦您了解了誰將在哪裡，有多少人在那里以及實際上會參加或介紹，此信息將有助於構成您的混合AGM生產合作夥伴的技術要求的基礎。
2。我需要考慮哪些AGM參與要求？
運行有效的混合股東大會的關鍵是使用混合技術不會破壞室內體驗，但也鼓勵參加虛擬參與者參與。如前所述，了解將有多少股東面對面而不是實際上會幫助您確定哪種虛擬解決方案將滿足您的需求。
您會選擇哪種混合事件平台？
有了許多可用的解決方案，找到適合您需求的正確的虛擬事件平台似乎是不知所措。一個明顯的起點是詢問您的場地內部活動技術和服務提供商是否提供。 Encore在澳大利亞的100多個場所內擁有內部，並擁有屢獲殊榮的互動活動平台Chime Live。該平台已經用於全球數百種混合動力車和虛擬AGM，因為它提供了一種虛擬體驗，具有專家團隊的吸引力，靈活和支持。它將高清視頻流與一套互動功能相結合，例如實時民意調查，問答，揚聲器BIOS，文檔等。重要的是，它具有所有的安全協議，可以在線託管AGMS在法律上符合法律規定。
平台安全嗎？
由於敏感的公司內容以及在AGM期間做出的重要決策共享，因此您需要採購平台或集成解決方案，以確保正確的人才真正參加和投票。您的AGM生產合作夥伴將能夠提供一個解決方案，以實現面對面和虛擬。
訪問和共享公司文檔，視頻和資源
如果公司想共享文檔，視頻和其他公司報告，則需要考慮面對面和虛擬參與者如何訪問這些文件。此外，您可能需要要求與會者完成一項有關他們如何找到經驗和任何可以做出的改進的調查。我們建議對不同的受眾量身定制這些調查，因為一些問題是無關緊要的。諸如Chime Live之類的平台可以為您提供兩個調查版本，以供您的受眾群體數字訪問。
平台是否允許股東在房間內和實際上進行投票？
AGMS通常需要投票和問答環節。您的虛擬事件平台將需要能夠使用所有的安全和審核協議來促進此功能。例如，僅將投票限制在那些成員投票以及能夠匿名投票的情況下投票。在線投票系統的優點意味著您的面對面股東可以使用支持互聯網的設備（如平板電腦或智能手機）進行投票。同樣，對於問答環節，而不是在房間周圍共享一個違反共同安全規則的麥克風，您的房間股東可以使用虛擬平台中的虛擬問答功能提出他們的問題。指定的主持人應在將實時發送到屏幕上之前與獸醫問題有關。
3.股東或董事會成員可能面臨哪些挑戰？
挑戰的範圍從帶寬問題到在不同時區內安排內容。當您的股東成為國際上時，這尤其具有挑戰性。在這種情況下，可能會有延遲（延遲）需要抗衡，您的演示者和運營商需要提前知道。現場演示者或運營商在收集受眾反饋時獲得這些細節至關重要，例如計算民意調查問題並確定其保持開放的時間。
什麼共同限制和衛生考慮會影響您的活動？
面對面的與會者會希望他們的健康和安全是最高的重中之重。由於活動行業最近對Covid-19的戰鬥改編，這將在一段時間內仍然很重要。 Encore的 大會安全 指南在設計和交付各種AGM的設計和交付方面提供了最佳實踐。該指南確保在不斷變化的現場，虛擬和混合會議和活動的不斷變化的景觀中安全地交付活動。該準則是在事件設計和交付的四個關鍵領域制定的：
- 房間佈局
- 交通流量
- 技術增強
- 清潔指南。
準備詢問您的活動生產夥伴這些問題，以及它們如何幫助遠程和麵對面的挑戰，以確保您的AGM與會者獲得積極的體驗。好消息是，運行混合股東大會的最大好處之一在於能夠要求某些股東幾乎參加限制是否發生巨大變化。
在硬幣的另一側，添加虛擬元素和可能需要參加的董事會成員可能會令人生畏。我們強烈鼓勵與一家經驗豐富的製作公司合作，該公司可以提供排練，虛擬舞台管理和現場技術支持。對於不熟悉該模型的人來說，即使是共同安全的混合事件的概念也很難想像。如果您面臨與董事會結束的混合動力社AGM設計的困難，請考慮向他們提供現實的3D渲染。
仔細檢查並再次檢查安全協議
安全是組織混合股東大會時最重要的要素之一。確保您的虛擬平台以及任何集成軟件（如果使用第三方提供商）對公司的誠信和AGM的成功至關重要。經驗豐富的AGM技術提供商將已經採取所有相關措施，以確保AGM免於反黑客平台的安全，以確保安全協議以確保基於雲的網絡。記錄該活動是另一種安全措施，使AGM能夠立即進行審核，以允許對整個活動進行完整的審查，並能夠查明每個成員的活動和出勤率。禮貌地，您應該在年度股東大會開始時通知所有與會者，以確保該活動被記錄為安全。與您的活動技術合作夥伴交談，以了解他們為其平台提供了哪些安全協議。
虛擬事件平台具有哪些可訪問性功能？
可訪問性是確保您的AGM滿足與會者特定需求的另一個重要因素。可以通過活動平台和活動平台納入一系列可訪問性功能，以確保每個人都得到解釋。從簡單的縮放，音頻控制，字體大小和字體之類的內容到標誌語言，翻譯和字幕。與您的生產合作夥伴討論選項，以查看適合您公司利益相關者的正確選擇。
4。董事會成員將如何交付他們的內容？
混合事件的性質意味著您必須允許同時進行面對面的生產服務和虛擬。根據您的董事會成員計劃的介紹方式，您需要考慮舞台外觀以及虛擬的背景。在越來越多的限制下，請確保您在設計舞台時遵循場地和活動生產夥伴的共同安全計劃，以確保有足夠的間距，衛生措施等。
您將使用什麼背景或虛擬工作室？
為了保持一致性，當舞台看起來彼此模仿時，最好。雖然您僅限於室內舞台外觀可用的東西，但 演示階段 有能力將一系列數字資產納入背景中，例如嵌入式視頻，動畫圖形，微座等。它們甚至可以改變外觀以適合演示主題。基本 演示階段 設置通常由主持人和製作團隊與靜態背景或綠色屏幕和桌子組成。您的演講者有機會直播他們的演示文稿或預先記錄並在虛擬平台上主機。如果您正在尋找脫穎而出的東西，那麼Encore具有各種尺寸，技術和自定義內容選項的演示階段環境。雖然非常有影響力，但這種類型的環境需要在AGM之前進行排練和生產時間。
使您的股東按需提供
只要有可能，我們建議您按需提供內容。首先，它為您的內容提供了壽命，以及用於審計目的的AGM的檔案。
帶走 – 混合動力AGM在這裡留下來。
混合動力年度股東大會提供了一種解決方案，以使您的利益相關者保持聯繫，同時儘管限制了限制，也允許所有股東或成員參加。在計劃面對面，混合或完全虛擬的AGM時，回答這四個問題是一個不錯的起點。武裝自己的詳細答案將在與潛在的生產提供商進行討論方面大有幫助。選擇一家經驗豐富的全方位服務生產公司，以幫助您指導您完成計劃過程，並為您的所有需求提供無縫服務。