您需要詢問關鍵會議和活動利益相關者的問題

會議的預期結果是什麼？

約翰森說：“很多人都喜歡加入辦公室的會議，您不必考慮生產最高的東西。”

知道該事件是否是交易，戰術或需要進行體驗和參與度將有助於您確定實現這些目標所需的額外成本。

您要傳達的信息是什麼？您如何希望參與者與該信息以及彼此互動？

約翰森說：“教育課程不需要大量的高端產品所需的大張旗鼓。”了解您要傳達信息的方式也將幫助您將注意力集中在會議的不同元素上，或活動的創意，技術和製作設計。

確定了預期的結果和您要傳遞的信息後，它將幫助您確定所需的平台。諸如Zoom，Microsoft團隊或Google Meet之類的基本內容足以滿足大多數教育和信息會議。當使用Zoom或Teams等虛擬會議平台時，您可以與活動技術合作夥伴的功能結合使用，以在室內實體活動和虛擬技術之間建立更無縫的連接，同時使所有與會者參與其中。

如果您需要一對一的約會，虛擬貿易展覽台或諸如彈出民意調查之類的互動，則可能需要一個具有更多中間或高級功能的平台。如果您不確定如何通過選項進行分類，那麼這就是一個 像Encore這樣值得信賴的技術提供商 可以幫助您做出正確的決定。

我們需要在這次會議上需要誰？

“混合會議可以幫助您吸引更多的人，這使您的會議更容易訪問。” 約翰森說。可能以前可能無法參加您的活動，或者現在不願參加親自會議的人幾乎可以參加。

“這是人們見面，喜歡或不喜歡的一種非常可以接受的方式，我認為它不會消失。” 約翰森說。在現場少的人也可能是一件好事。 “較小的觀眾意味著較低的面對面成本。”

詢問您的利益相關者真正需要現場與遠程觀看受眾的一部分。 “人民和合適的人的數量比以往任何時候都重要。”

您打算如何處理記錄的內容？

“如果您不打算再次使用它，那可能會影響您將適用於該活動的生產水平，” 約翰森說。但是，如果您已經在流式傳輸內容並投資於所有相機，照明和聲音增強型，那麼您需要使其看起來和聽起來不錯，為什麼不制定事後內容營銷策略呢？

“利用您已經花費的成本來記錄活動，重新包裝和重新利用內容，” 約翰森說。

您可以在多個地點接待人們嗎？

您是否必須將面對面的觀眾帶到一個位置？還是可以使用將多個物理位置連接到參加會議或活動的虛擬組的分散方法？由於活動組織者採用分散的方法可以抵消旅行成本並減少活動的碳足跡。

您是否希望虛擬體驗等於面對面的活動體驗？

混合事件生產成本可擴展。但是，如果您在面對面的現場活動上投入了很多資金，而在虛擬組件上卻很努力，則可以創建不平衡的事件體驗。 “如果您要在宴會廳有很高的生產價值，” 約翰說， “通過添加較低三分之二之類的東西來投資虛擬體驗。”

將虛擬和麵對面組件結合到無縫混合活動體驗中的最佳方法是找到合適的生產合作夥伴。

“您想與擁有豐富庫存，深入了解平台和多年經驗的提供商合作，” 約翰森說。 “平台和生產提供商 – 如果他們沒有連接，那麼您可以創建一個斷開連接。”

這 Encore團隊 ，活動行業的領導者不僅提供混合和虛擬平台，而且還提供現場技術和生產幫助以及創意活動解決方案，可以將您從初始計劃到活動執行和後期製作內容重新包裝。通過在社交媒體上分享您最近或即將舉行的活動，向我們展示您在會議和活動期間出現的方式和地點（ Facebook , LinkedIn , Instagram 和 嘰嘰喳喳 ）帶主題標籤 #BeingThere .