如何規劃無縫的年度股東大會 （AGM）

為什麼年度股東大會很重要

年度股東大會是大多數公司的法律義務，但它們也具有戰略目的。它們允許您：

• 目前的財務業績和未來計劃
• 與股東互動並回答問題
• 加強組織的信譽和治理標準

第 1 步：定義目標和議程

首先澄清年度股東大會的目的。除了合規之外，您還想實現什麼目標？共同目標包括：

• 分享公司績效和策略
• 選舉董事會成員
• 核准關鍵決議

起草一份明確的議程並儘早分發，以便利害關係人知道會發生什麼。

第 2 步：選擇正確的格式

決定您的年度股東大會是否為：

• 傳統參與的面對面
• 虛擬化，方便且具有成本效益
• 混合結合兩者並最大限度地提高出席率

混合年度股東大會越來越受歡迎，因為它們提供靈活性和包容性。

第 3 步：確保場地和技術安全

如果親自舉辦，請選擇一個能夠反映您的品牌並適應您預期出席人數的場地。對於虛擬或混合年度股東大會，請投資可靠的串流媒體技術以及用於投票和問答的互動工具。

專業提示： 在活動開始前測試所有 AV 設備和互聯網連接。

第 4 步：準備文件和合規要求

確保所有法定文件在規定的通知期內準備好並分發。這通常包括：

• 財務報表
• 董事及核數師報告
• 代表委任表格和投票說明

請查看當地法規以了解具體的時間表和要求。

第 5 步：在年度股東大會之前和期間與利益相關者互動

透過以下方式建立預期並鼓勵參與：

• 發送提醒和易於遵循的加入說明
• 就如何投票或提交問題提供明確的指導
• 在會議期間使用即時投票和主持的問答

第 6 步：規劃可訪問性和包容性

確保您的年度股東大會可供所有利害關係人存取：

• 為虛擬出席者提供隱藏式輔助字幕
• 如有需要，提供翻譯
• 確保場地可實際進入

第 7 步：年度股東大會後跟進

會議結束後：

• 分享關鍵決策和成果的摘要
• 為無法參加的人提供錄音的存取權限
• 收集反饋以改進未來的年度股東大會

年度股東大會規劃時間表示例

工作	時間表
定義目標和議程	年度股東大會前 8-10 週
安全的場地和技術	年度股東大會前 6-8 週
在年度股東大會前 3-4 週分發法定通知
年度股東大會前 1 週測試 AV 並排練
事後報告	1-2 週內