簡化事件複雜性的3種方法

1）一致策略和解決方案以增強參與者體驗

最好的活動生產夥伴將從一開始就與您和您的團隊在一起 – 了解您的活動目標，歷史和模式，並與您共同創建活動策略。了解您為什麼要開會以及要實現的目標將有助於他們就如何使您的願景栩栩如生提出建議。

如果這個合作夥伴可以管理從創意設計/品牌到套裝/裝飾，揚聲器內容以及教練再到現場生產和技術的所有內容，那麼您就不必擔心將您的願景重申到每個供應商。您的活動生產夥伴橋樑架起了差距，以確保您的活動的所有不同部分都在一個協調的，通信的傘下結合在一起，旨在幫助您實現活動目標。單個提供商也沒有任何驚喜：他們可以保證軟件是最新的，演示音頻和視頻同步，SSO和API已集成了，等等。當技術基礎設施在不同的供應商之間拼湊在一起時，這消除了許多享受與會者體驗的障礙。

如果您的伴侶與主持人有關係，可以確保更好的一致性。與您的主人場地嵌入的合作夥伴可以促進與場地團隊的關係，並幫助他們與您的活動策略，所需的參與者經驗和目標保持一致。內心合作夥伴還具有識別潛在挑戰並提出解決方案以預測您的需求的內部軌道。例如，他們的內部知識和與酒店服務組的關係可幫助您最大程度地提高房間佈局，設置，快速轉彎，展示流以及休息時間和餐點的時機，以便它們與會場中發生的其他事件同步。這也有助於他們解決通常在現場活動期間彈出的問題。您所有活動供應商之間的優化和一致性放大了活動的凝聚力，為您的參與者創造了真正令人難忘的體驗，並為您和您的團隊提供了相對無壓力的體驗。

一旦找到了與之合作良好的活動生產夥伴，請與您合作，通過活動組合與您合作。他們將能夠跟踪重要的每年和年度指標，這些指標將展示您的工作如何為實現組織目標做出貢獻。它們可以確保從一個事件到另一個事件的質量，輕鬆和一致性，同時在跨場所創造規模經濟。最重要的是，他們已經知道您想如何工作，您要實現的目標以及在事件到活動中有效或需要改進的東西而無需對他們進行教育。這種關係提供了出色的客戶體驗，無論您在哪裡生產它們，都可以轉化為特殊的事件和成果。

2）利用生產夥伴專業知識

單個生產夥伴不僅是事件技術的專家。創意品牌，演示，展覽，混合活動，移動應用程序，一般會議或觀眾參與 – 它們包括在所有這些領域具有專業知識的團隊。

最好的合作夥伴將能夠解釋事件目標和預算參數的創意，生產和技術方面的良好，更好，最佳的解決方案。如果合作夥伴知道場地，他們將知道每個房間中有什麼作用，以及如何展示每個空間以獲得最大的優勢。他們也許可以提供您在其他任何地方找不到的捆綁服務或特殊活動包。他們還將知道哪些選項可能會以不同的價格產生類似的結果，因此對您的預算和其他約束保持透明，以便他們可以為您自定義建議。與認識您的團隊合作有一個不可思議的好處。誰可以為您的活動複製既定的最佳實踐，無論它們的組織何處。

您需要一個合作夥伴，其團隊最新的趨勢，技術，受眾參與和客戶滿意度策略是最新的。在採訪潛在夥伴時，請詢問如何對團隊成員進行教育和培訓。他們在人員，產品和技術解決方案中進行了什麼樣的資本投資？他們對客戶成功的方法是什麼？他們看到挑戰或解決方案嗎？與您組織的品牌價值保持一致是要考慮的另一個關鍵因素，因為這是它們是否與您組織提供卓越服務和客戶支持的承諾相匹配的重要指標。

3）相信您的生產合作夥伴以協調資源和關係

回到日曆上的最快方法是信任您的活動生產夥伴，以協調執行活動所需的資源和團隊。如果他們幫助制定了策略並對主機場地有深入的了解，那麼他們只需要您的品牌準則，反饋和批准就可以與其他元素一起運行。

例如，您不必擔心為觀眾參與技術，活動應用程序和房間內視聽提供單獨的提供商。活動生產合作夥伴可以提供所有這些服務和團隊，並確保一切合作。您可以依靠它們來完成所有工作，從製作步入式運動圖形，設計較低的三分之二以及選擇音頻刺痛器到直播通用會議並為您的在線學習管理系統進行包裝。他們可以為舞台經理和佈景設計師提供。

當您讓一位提供商從創建活動策略，設計品牌和內容，製作節目並執行演出以外，您可以更輕鬆地採用整體方法來進行活動，其中每個元素都與活動目標完全一致。這可以增強您的參與者，參展商和/或贊助商的客戶體驗。

這種關係使您的生活更輕鬆，因為您有一個聯繫點：活動生產夥伴的項目經理，他設定了截止日期和可交付成果，並確保所有活動元素都在正常。活動生產夥伴的團隊將與創意，製作，技術和現場團隊管理團隊間的溝通。

由於服務，產品和解決方案的多樣性，您的合作夥伴關係可以根據您的需求擴展。單個活動提供商將強大的資源網絡提供給您。如果您有復雜的事件，這一點尤其重要。如果他們擁有倉庫和場地的區域網絡，他們可以迅速擴大規模，為您提供其他資源，員工和設備，以擴大現場現場。

簡而言之，與單個活動合作夥伴互動將節省您的時間和頭痛，因為它們協調了使您的願景栩栩如生所需的活動部件。對於您的所有活動需求，具有單一的聯繫點，並簡化了計劃過程。因為它們與您的活動目標保持一致，並且可以幫助您跟踪他們的成就，因此它們使您看起來不錯，並幫助您以提高組織內的個人資料的方式來展示活動投資組合的價值。最重要的是，當您與一支從戰略到執行的團隊合作時，就可以最大程度地保持一致並提供真正令人難忘的體驗。