การวางแผนกิจกรรมในปี 2025? แนวโน้มปัจจุบันที่ควรทราบ

อุตสาหกรรมของเรากำลังจะเปลี่ยนแปลงอย่างมากในปี 2025 สิ่งนี้จะส่งผลต่อวิธีที่เราคิด วางแผน และดำเนินงานอีเวนต์ คุณไม่ได้อยู่คนเดียวในเส้นทางนี้ เราพร้อมที่จะสนับสนุนคุณในทุก ๆ ก้าว

มาสำรวจแนวโน้มสำคัญที่ส่งผลกระทบต่อการวางแผนเหตุการณ์และวิธีการใช้ประโยชน์จากพวกเขาเพื่อประโยชน์ของคุณ

ทำมากขึ้นโดยน้อย

ต้องการเพิ่มผลกระทบเหตุการณ์สูงสุดโดยไม่ต้องเป่างบประมาณของคุณหรือไม่? คุณไม่ได้อยู่คนเดียว ผู้ตอบแบบสอบถามเกี่ยวกับการสำรวจ Pulse Planner ของเรากล่าวว่าการจัดการข้อ จำกัด ด้านงบประมาณเป็นสิ่งสำคัญอันดับต้น ๆ สำหรับปี 2568 ตามด้วยการนำประสบการณ์ที่ไม่เหมือนใครหรือสร้างปัจจัย ‘ว้าว’

ส่วนหนึ่งของสิ่งที่ผลักดันแนวโน้มนี้คืองบประมาณเหตุการณ์คาดว่าจะเพิ่มขึ้นไม่เกิน 11 เปอร์เซ็นต์ แต่ค่าใช้จ่ายในเหตุการณ์คาดว่าจะเพิ่มขึ้น 12 % ต่อการสำรวจพัลส์อุตสาหกรรม NorthStar

เราเข้าใจถึงความกดดันที่คุณอยู่ภายใต้การสร้างประสบการณ์ที่มีความหมายและมีส่วนร่วมและเรามาที่นี่เพื่อช่วยคุณค้นหาวิธีแก้ปัญหาที่ดีที่สุด มาสำรวจวิธีที่มีประสิทธิภาพในการทำมากขึ้นโดยน้อย

• พบกันในเมืองชั้นสอง– เมืองชั้นหนึ่งเช่นนิวยอร์กและชิคาโกอาจมีวันที่มีค่า แต่เมืองชั้นสองเสนอการออมตลอดทั้งปี นอกจากนี้พวกเขาอาจรู้สึกซาบซึ้งในธุรกิจของคุณมากขึ้นและยินดีที่จะเสนอสิทธิพิเศษพิเศษเพื่อแลกกับธุรกิจของคุณ
• ทำงานร่วมกับสำนักงานการประชุมและผู้เยี่ยมชม (CVBS) CVBS ไม่เรียกเก็บเงินจากนักวางแผนสำหรับบริการของพวกเขา พวกเขาสามารถทำทุกอย่างได้ตั้งแต่การจัดเยี่ยมชมเว็บไซต์และให้คำแนะนำสถานที่ไปจนถึงการแนะนำวิทยากรในท้องถิ่นจัดหาพนักงานอาสาสมัครและเชื่อมต่อคุณกับองค์กรไม่แสวงหาผลกำไรในท้องถิ่นสำหรับโครงการบริการชุมชน
• ทำงานร่วมกับพันธมิตรเทคโนโลยีกิจกรรมของคุณเพื่อพัฒนาโซลูชันที่เหมาะสมกับเป้าหมายและงบประมาณของคุณ นำคู่ของคุณมาก่อนในกระบวนการวางแผนของคุณเพื่อช่วยเพิ่มประสิทธิภาพแผนกิจกรรมของคุณ

ใช้ AI เพื่อทำให้สิ่งต่างๆง่ายขึ้น

ลองนึกภาพว่ามีผู้ช่วยที่ทุ่มเทที่ดูแลงานทางโลกช่วยให้คุณมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่สำคัญอย่างแท้จริง นั่นคือความมหัศจรรย์ของการใช้ AI

จากข้อมูลของ BCD AI และระบบอัตโนมัติจะส่งผลกระทบอย่างมากต่ออุตสาหกรรมในปีนี้ เครื่องมือ AI แบบกำเนิดเช่น Chatgpt, Gemini และ Spark เฉพาะอุตสาหกรรมเหตุการณ์สามารถทำงานซ้ำ ๆ และใช้เวลานานในไม่กี่วินาทีทำให้คุณมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่สำคัญ

คุณสามารถใช้ AI เป็น:

• นักแปลพร้อมกัน เนื้อหาเหตุการณ์เพื่อให้การประชุมครอบคลุมมากขึ้น
• Transcriber แบบเรียลไทม์ ของเนื้อหาเหตุการณ์เพื่อให้การประชุมสามารถเข้าถึงได้มากขึ้นด้วยการปิดการตอบรับ

• ที่ปรึกษาเชิงกลยุทธ์ เพื่อวิเคราะห์รีมของข้อมูลเหตุการณ์ในอดีตและการสำรวจความคิดเห็นผู้เข้าร่วมประชุมและส่งมอบข้อมูลเชิงลึกที่สำคัญและขั้นตอนต่อไปที่ดำเนินการได้

จริงจังเกี่ยวกับความยั่งยืน

คุณทราบหรือไม่ว่าการดำเนินการด้านความยั่งยืนสามารถช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายได้? นั่นคือเหตุผลที่ความยั่งยืนกำลังกลายเป็นสิ่งสำคัญอันดับต้น ๆ สำหรับนักวางแผนในปี 2025 ตามการสำรวจ Meetings Market Survey ของ PCMA พบว่า 60% ของนักวางแผนใส่ข้อกำหนดด้านความยั่งยืนไว้ใน RFP ของตน

มีแหล่งข้อมูลมากมายในขณะนี้เช่นแสงไฟ LED ป้ายและสถานที่ที่ได้รับการรับรองจาก LEED ทำให้ง่ายต่อการเลือกที่เป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อม กำลังมองหาการประชุมที่ยั่งยืนมากขึ้นในขณะที่มีความรับผิดชอบทางการเงินมากขึ้นหรือไม่?

• ลดของเสีย บุฟเฟ่ต์ที่ล้นและสถานีอาหารที่ไม่มีที่สิ้นสุดสร้างของเสียจากอาหาร และมีถุง lanyards และขวดน้ำอีกกี่ใบที่ผู้เข้าร่วมต้องการ? การลดลงมักจะมองข้าม – แต่มีประสิทธิภาพอย่างไม่น่าเชื่อ – กลยุทธ์
• วางแผนอาหารมังสวิรัติ/มังสวิรัติ อาหารที่ไม่มีเนื้อสัตว์เป็นวิธีที่เป็นมิตรกับงบประมาณในการดูแลสุขภาพผู้เข้าร่วมและโลก
• ทำการทดแทนอย่างยั่งยืน มุ่งเน้นไปที่สิ่งที่สามารถนำกลับมาใช้ใหม่หรือ repurposed เมื่อถูกโยนทิ้งไป ตัวอย่างเช่นลองคิด LED แทนแสงแบบดั้งเดิมผนัง LED แทนที่จะตกแต่งด้วยทิวทัศน์แบบใช้ครั้งเดียว, Falcon Board แทนแกนโฟม, บูธแสดงสินค้าแบบแยกส่วนและป้ายดิจิตอลแทนตัวเลือกที่ใช้แล้วทิ้ง
• คิดในท้องถิ่น มองหาวิธีที่จะใช้ประโยชน์และเป็นประโยชน์ต่อชุมชนโฮสต์ในท้องถิ่นในขณะที่เพิ่มประสบการณ์ให้กับแขกของคุณ ตัวอย่างเช่นจ้างผู้ขายในท้องถิ่นซื้ออุปกรณ์ท้องถิ่นและสปอตไลท์อาหารท้องถิ่นและความบันเทิงเพื่อลดค่าใช้จ่ายในการจัดส่งและการปล่อยก๊าซคาร์บอนไดออกไซด์ของคุณ
• ลดการขนส่ง มองหาจุดหมายปลายทางที่เดินได้หรือสถานที่ที่เชื่อมต่อกันด้วยตัวเลือกการขนส่งสาธารณะ หากต้องใช้รถรับส่งให้จัดทำนโยบายที่ไม่ได้ใช้เพื่อรักษาคุณภาพอากาศ

ก่อนที่คุณจะเปิดเผยผู้กล่าวสุนทรพจน์และการประชุมของคุณให้เปล่งประกายความสนใจในประสบการณ์การศึกษาที่รอผู้เข้าร่วมประชุมผ่านเสาการศึกษาที่กำหนดไว้อย่างดี หมวดหมู่ที่กว้างเหล่านี้จะไม่เพียง แต่ช่วยจัดโครงสร้างเนื้อหาของคุณ แต่ยังสร้างข่าวลือรอบ ๆ กิจกรรมของคุณ

ร่วมมือกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและทีมการตลาดที่สำคัญของคุณเพื่อพัฒนาเสาหลักเหล่านี้เพื่อให้มั่นใจว่าพวกเขาจะสะท้อนกับสิ่งที่ผู้ชมของคุณต้องการอย่างแท้จริง ด้วยการวาดภาพข้อมูลเชิงลึกของพวกเขาคุณสามารถสร้างคำบรรยายที่พูดถึงความสนใจและกระตุ้นความตื่นเต้น เมื่อตั้งเสาหลักเหล่านี้ลองนึกถึงทักษะที่สำคัญผู้ชมของคุณกระตือรือร้นที่จะเรียนรู้หรือความท้าทายในอุตสาหกรรมที่พวกเขาต้องการความช่วยเหลือในการเอาชนะ

เสาหลักการศึกษาของคุณเป็นสัญญาของผู้เข้าร่วมที่มีค่าจะได้รับจากการเข้าร่วมกิจกรรมของคุณ

ปีนี้จะพาคุณไปที่ไหน

ด้วยการยอมรับแนวโน้มเหล่านี้-จากการจัดทำงบประมาณที่เป็นนวัตกรรมความคล่องตัวในการสร้างสรรค์และการบูรณาการ AI ไปจนถึงการจริงจังเกี่ยวกับความยั่งยืน-คุณจะอยู่ในตำแหน่งที่ดีในการมอบประสบการณ์ที่ยอดเยี่ยมที่สะท้อนกับผู้เข้าร่วมของคุณและกำหนดมาตรฐานอุตสาหกรรมใหม่

เราสามารถกำหนดมาตรฐานความเป็นเลิศใหม่ในอุตสาหกรรมด้วยทุกเหตุการณ์ที่เราสร้าง พร้อมที่จะเริ่มต้น?

ขั้นตอนที่ 3: เพิ่มศักยภาพให้กับพันธมิตรการผลิตกิจกรรมของคุณสูงสุด

คุณได้สร้างความคิดที่น่าเหลือเชื่อ ตอนนี้ถึงเวลาที่จะร่วมมือกับทีมเทคโนโลยีกิจกรรมของคุณเพื่อยกระดับโปรแกรมของคุณ

ข้อมูลเชิงลึกของพวกเขาสามารถช่วยเปลี่ยนวิสัยทัศน์ของคุณให้เป็นประสบการณ์ที่ทรงพลัง นี่คือวิธีที่เราสามารถปรับปรุงกิจกรรมของคุณด้วยกัน:

รูปแบบการเรียนรู้ที่หลากหลาย

หลายองค์กรกำลังขยายวิธีการเรียนรู้ของพวกเขาเพื่อให้ผู้เข้าร่วมมีส่วนร่วมมากขึ้น ทีมงานเทคกิจกรรมของคุณนำประสบการณ์ที่มีค่าจากกิจกรรมมากมายและเราสามารถร่วมมือกันเพื่อสำรวจรูปแบบการเรียนรู้ที่น่าสนใจซึ่งสะท้อนกับผู้ชมของคุณ

พิจารณาตัวเลือกเหล่านี้:

• การเรียนรู้แบบเพียร์ทูเพียร์
• แผงตู้ปลา
• การอภิปรายกลุ่มที่เน้นการแก้ปัญหา
• เวิร์กช็อปที่เต็มไปด้วยประสาทสัมผัส

การรวมรูปแบบนวัตกรรมเข้ากับแบบดั้งเดิมสร้างประสบการณ์ที่ไม่เหมือนใครซึ่งสามารถทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมของคุณหลงใหลได้อย่างแท้จริง

การมีส่วนร่วมของผู้ชมอย่างลึกซึ้ง

ผู้เชี่ยวชาญด้านเทคโนโลยีของเรามีความเชี่ยวชาญในการสร้างการเชื่อมต่อที่มีความหมายและเราขอแนะนำให้คุณพึ่งพาเราสำหรับแนวคิดที่จะสะท้อนกับผู้ชมของคุณ การมีส่วนร่วมนั้นเกินกว่าการสำรวจอย่างง่าย ๆ มันเกี่ยวกับการเชิญผู้เข้าร่วมให้มีส่วนร่วมในการสนทนา

นี่คือกลยุทธ์ที่มีประสิทธิภาพในการส่งเสริมการเชื่อมต่อที่ลึกซึ้งยิ่งขึ้น:

• กำหนดการอำนวยความสะดวกในการอภิปรายหลังจากการกล่าวสุนทรพจน์เพื่อช่วยเสริมประเด็นสำคัญ
• ใช้ไมโครโฟนที่สามารถโยนได้เช่น catchbox เพื่อเปลี่ยนแขกจากสถานะที่ไม่หยุดนิ่งไปเป็นสถานะที่ใช้งานอยู่ตลอดโปรแกรมของคุณในขณะที่ให้เสียงแก่ทุกคน
• มีส่วนร่วมกับผู้เข้าร่วมด้วยแอพกิจกรรมเช่น CHIME LIVE ซึ่งพวกเขาสามารถดูเนื้อหาที่กำหนดเองตอบรับการสำรวจสดคำถาม & เช่นแชทกับเพื่อนและอื่น ๆ

ลองพิจารณาวิธีสานธีมคีย์ตลอดโปรแกรมของคุณด้วย:

• การเปิดใช้งานโถงทางเดิน
• ถามฉันเลย
• การประชุมเชิงปฏิบัติการ
• การสนทนาห้องโซลูชัน

เมื่อผู้ชมออกจากเวทีหลักพวกเขามีส่วนร่วมในการสนทนาและเครือข่ายที่เสริมข้อความและสร้างการเชื่อมต่อที่ยั่งยืน

การจัดการเนื้อหา

เครื่องมืออีกอย่างหนึ่งที่ยกระดับประสบการณ์การศึกษาในขณะที่ประหยัดเวลาคือเนื้อหา 1 ระบบการจัดการเนื้อหาอย่างง่าย (CMS) นี้เป็นตัวเปลี่ยนเกมในแง่ของเวลาที่ช่วยคุณและลำโพงของคุณ นอกจากนี้ยังช่วยเพิ่มประสบการณ์ผู้เข้าร่วม

แทนที่จะติดตามงานนำเสนอของลำโพงทั้งหมดพวกเขาสามารถอัปโหลดวัสดุของตัวเองไปยังระบบ จากนั้นเมื่อพวกเขามาถึงสถานที่พวกเขาไม่ต้องกังวลอะไรเลยนอกจากส่งมอบโปรแกรมการศึกษาของพวกเขา

เทคโนโลยีของเราจะมีการนำเสนอกราฟิกภาพยนตร์และวัสดุสปอนเซอร์ที่โหลดไว้ล่วงหน้าและพร้อมที่จะไป – ไม่มีการสลับระหว่างหน้าจอที่น่าอึดอัดใจ ประสบการณ์ที่ไร้ที่ติเพียงหนึ่งเดียวไม่ว่าจะมีวิดีโอหรือสไลด์จำนวนเท่าใด

การสร้างประสบการณ์การศึกษาที่มีผลกระทบเริ่มต้นด้วยการทำความเข้าใจกับผู้ชมของคุณและใช้กลยุทธ์ที่รอบคอบ แต่มีอีกมากให้สำรวจ!

ในส่วนที่ 2 ของซีรี่ส์นี้เราจะค้นพบเทคนิคและเครื่องมือขั้นสูงเพื่อยกระดับกิจกรรมของคุณต่อไป คอยติดตาม – กำลังจะมาเร็ว ๆ นี้!