4个问题可以让您入门
Covid-19意味着世界各地的虚拟年度股东大会数量始终增加。即使是一旦允许面对面股东或投票成员会议的市场也在考虑混合格式。
那么，什么是混合股东大会呢？
混合动力车年度股东大会是一个年度股东大会，既有室内的与会者，也有通过虚拟活动平台参加的远程参与者。像任何人一样 混合事件的类型，正是室内和在线体验的结合使其成为混合动力。
这两个受众群体可以申请股东以及公司董事会和其他利益相关者。例如：
- 室内和虚拟参与者与董事会成立的董事会
- 与所有人或一些董事会实际上参加的室内和虚拟参与者。
与其他选修活动不同，AGM是公开上市公司的法律要求，并具有独特的要求。这种新的混合动力模型为AGM计划者提供了一系列全新的挑战和考虑因素。
为了协助您的计划，这里有四个有用的首发问题 如何计划混合年度股东大会.
您如何开始计划混合年度股东大会？
1。我需要允许多少股东和发言人在哪里？
这个问题的前两个部分，您可以简单地确定。一旦拥有总数的受众人数，您就需要考虑平均出勤率以及场地的容量。有了当前的旅行限制，您应该允许大部分股东实际上参加。同样，根据董事会成员或其他演讲者的位置，他们可能会选择通过现场直播或预先录制的视频在场地或实际上参加。
了解您需要允许的数字不仅有助于选择场地，还可以 虚拟事件平台 并托管虚拟组件需要。例如，仅20名的虚拟受众所需的技术能力和支持要比10,000名股东的股东大会少得多，而来自不同位置的与会者流媒体。
一旦您了解了谁将在哪里，有多少人在那里以及实际上会参加或介绍，此信息将有助于构成您的混合AGM生产合作伙伴的技术要求的基础。
2。我需要考虑哪些AGM参与要求？
运行有效的混合股东大会的关键是使用混合技术不会破坏室内体验，但也鼓励参加虚拟参与者参与。如前所述，了解将有多少股东面对面而不是实际上会帮助您确定哪种虚拟解决方案将满足您的需求。
您会选择哪种混合事件平台？
有了许多可用的解决方案，找到适合您需求的正确的虚拟事件平台似乎是不知所措。一个明显的起点是询问您的场地内部活动技术和服务提供商是否提供。 Encore在澳大利亚的100多个场所内拥有内部，并拥有屡获殊荣的互动活动平台Chime Live。该平台已经用于全球数百种混合动力车和虚拟AGM，因为它提供了一种虚拟体验，具有专家团队的吸引力，灵活和支持。它将高清视频流与一套互动功能相结合，例如实时民意调查，问答，扬声器BIOS，文档等。重要的是，它具有所有的安全协议，可以在线托管AGMS在法律上符合法律规定。
平台安全吗？
由于敏感的公司内容以及在AGM期间做出的重要决策共享，因此您需要采购平台或集成解决方案，以确保正确的人才真正参加和投票。您的AGM生产合作伙伴将能够提供一个解决方案，以实现面对面和虚拟。
访问和共享公司文档，视频和资源
如果公司想共享文档，视频和其他公司报告，则需要考虑面对面和虚拟参与者如何访问这些文件。此外，您可能需要要求与会者完成一项有关他们如何找到经验和任何可以做出的改进的调查。我们建议对不同的受众量身定制这些调查，因为一些问题是无关紧要的。诸如Chime Live之类的平台可以为您提供两个调查版本，以供您的受众群体数字访问。
平台是否允许股东在房间内和实际上进行投票？
AGMS通常需要投票和问答环节。您的虚拟事件平台将需要能够使用所有的安全和审核协议来促进此功能。例如，仅将投票限制在那些成员投票以及能够匿名投票的情况下投票。在线投票系统的优点意味着您的面对面股东可以使用支持互联网的设备（如平板电脑或智能手机）进行投票。同样，对于问答环节，而不是在房间周围共享一个违反共同安全规则的麦克风，您的房间股东可以使用虚拟平台中的虚拟问答功能提出他们的问题。指定的主持人应在将实时发送到屏幕上之前与兽医问题有关。
3.股东或董事会成员可能面临哪些挑战？
挑战的范围从带宽问题到在不同时区内安排内容。当您的股东成为国际上时，这尤其具有挑战性。在这种情况下，可能会有延迟（延迟）需要抗衡，您的演示者和运营商需要提前知道。现场演示者或运营商在收集受众反馈时获得这些细节至关重要，例如计算民意调查问题并确定其保持开放的时间。
什么共同限制和卫生考虑会影响您的活动？
面对面的与会者会希望他们的健康和安全是最高的重中之重。由于活动行业最近对Covid-19的战斗改编，这将在一段时间内仍然很重要。 Encore的 大会安全 指南在设计和交付各种AGM的设计和交付方面提供了最佳实践。该指南确保在不断变化的现场，虚拟和混合会议和活动的不断变化的景观中安全地交付活动。该准则是在事件设计和交付的四个关键领域制定的：
- 房间布局
- 交通流量
- 技术增强
- 清洁指南。
准备询问您的活动生产伙伴这些问题，以及它们如何帮助远程和面对面的挑战，以确保您的AGM与会者获得积极的体验。好消息是，运行混合股东大会的最大好处之一在于能够要求某些股东几乎参加限制是否发生巨大变化。
在硬币的另一侧，添加虚拟元素和可能需要参加的董事会成员可能会令人生畏。我们强烈鼓励与一家经验丰富的制作公司合作，该公司可以提供排练，虚拟舞台管理和现场技术支持。对于不熟悉该模型的人来说，即使是共同安全的混合事件的概念也很难想象。如果您面临与董事会结束的混合动力社AGM设计的困难，请考虑向他们提供现实的3D渲染。
仔细检查并再次检查安全协议
安全是组织混合股东大会时最重要的要素之一。确保您的虚拟平台以及任何集成软件（如果使用第三方提供商）对公司的诚信和AGM的成功至关重要。经验丰富的AGM技术提供商将已经采取所有相关措施，以确保AGM免于反黑客平台的安全，以确保安全协议以确保基于云的网络。记录该活动是另一种安全措施，使AGM能够立即进行审核，以允许对整个活动进行完整的审查，并能够查明每个成员的活动和出勤率。礼貌地，您应该在年度股东大会开始时通知所有与会者，以确保该活动被记录为安全。与您的活动技术合作伙伴交谈，以了解他们为其平台提供了哪些安全协议。
虚拟事件平台具有哪些可访问性功能？
可访问性是确保您的AGM满足与会者特定需求的另一个重要因素。可以通过活动平台和活动平台纳入一系列可访问性功能，以确保每个人都得到解释。从简单的缩放，音频控制，字体大小和字体之类的内容到标志语言，翻译和字幕。与您的生产合作伙伴讨论选项，以查看适合您公司利益相关者的正确选择。
4。董事会成员将如何交付他们的内容？
混合事件的性质意味着您必须允许同时进行面对面的生产服务和虚拟。根据您的董事会成员计划的介绍方式，您需要考虑舞台外观以及虚拟的背景。在越来越多的限制下，请确保您在设计舞台时遵循场地和活动生产伙伴的共同安全计划，以确保有足够的间距，卫生措施等。
您将使用什么背景或虚拟工作室？
为了保持一致性，当舞台看起来彼此模仿时，最好。虽然您仅限于室内舞台外观可用的东西，但 演示阶段 有能力将一系列数字资产纳入背景中，例如嵌入式视频，动画图形，微座等。它们甚至可以改变外观以适合演示主题。基本 演示阶段 设置通常由主持人和制作团队与静态背景或绿色屏幕和桌子组成。您的演讲者有机会直播他们的演示文稿或预先记录并在虚拟平台上主机。如果您正在寻找脱颖而出的东西，那么Encore具有各种尺寸，技术和自定义内容选项的演示阶段环境。虽然非常有影响力，但这种类型的环境需要在AGM之前进行排练和生产时间。
使您的股东按需提供
只要有可能，我们建议您按需提供内容。首先，它为您的内容提供了寿命，以及用于审计目的的AGM的档案。
带走 – 混合动力AGM在这里留下来。
混合动力年度股东大会提供了一种解决方案，以使您的利益相关者保持联系，同时尽管限制了限制，也允许所有股东或成员参加。在计划面对面，混合或完全虚拟的AGM时，回答这四个问题是一个不错的起点。武装自己的详细答案将在与潜在的生产提供商进行讨论方面大有帮助。选择一家经验丰富的全方位服务生产公司，以帮助您指导您完成计划过程，并为您的所有需求提供无缝服务。