การประชุมสามัญประจําปีของคุณเป็นมากกว่าข้อกําหนดการปฏิบัติตามข้อกําหนด เป็นโอกาสในการแสดงให้เห็นถึงความโปร่งใส มีส่วนร่วมกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และเสริมสร้างความไว้วางใจในองค์กรของคุณ ไม่ว่าคุณจะจัดการประชุมสามัญผู้ถือหุ้นแบบตัวต่อตัว เสมือนจริง หรือแบบไฮบริด การวางแผนอย่างรอบคอบเป็นสิ่งสําคัญเพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างดําเนินไปอย่างราบรื่น
นี่คือคําแนะนําทีละขั้นตอนในการวางแผนการประชุมสามัญผู้ถือหุ้นที่ประสบความสําเร็จ
การประชุมสามัญผู้ถือหุ้นเป็นภาระผูกพันทางกฎหมายสําหรับบริษัทส่วนใหญ่ แต่ก็มีจุดประสงค์เชิงกลยุทธ์เช่นกัน พวกเขาอนุญาตให้คุณ:
เริ่มต้นด้วยการชี้แจงวัตถุประสงค์ของการประชุมสามัญผู้ถือหุ้นของคุณ นอกเหนือจากการปฏิบัติตามข้อกําหนดแล้ว คุณต้องการบรรลุอะไร? วัตถุประสงค์ทั่วไป ได้แก่
ร่างวาระการประชุมที่ชัดเจนและเผยแพร่ตั้งแต่เนิ่นๆ เพื่อให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียรู้ว่าจะเกิดอะไรขึ้น
ตัดสินใจว่าการประชุมสามัญผู้ถือหุ้นของคุณจะเป็น:
การประชุมสามัญผู้ถือหุ้นแบบไฮบริดได้รับความนิยมมากขึ้นเรื่อยๆ เนื่องจากมีความยืดหยุ่นและความครอบคลุม
หากให้เช่าที่พักด้วยตนเอง ให้เลือกสถานที่ที่สะท้อนถึงแบรนด์ของคุณและรองรับผู้เข้าร่วมที่คาดไว้ สําหรับการประชุมสามัญผู้ถือหุ้นเสมือนจริงหรือแบบไฮบริด ให้ลงทุนในเทคโนโลยีสตรีมมิ่งที่เชื่อถือได้และเครื่องมือแบบโต้ตอบสําหรับการลงคะแนนเสียงและการถามตอบ
เคล็ดลับสําหรับมือโปร: ทดสอบอุปกรณ์ AV และการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตทั้งหมดให้ดีก่อนงาน
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเอกสารทางกฎหมายทั้งหมดพร้อมและแจกจ่ายภายในระยะเวลาแจ้งที่กําหนด โดยทั่วไปจะรวมถึง:
ตรวจสอบข้อบังคับท้องถิ่นของคุณสําหรับไทม์ไลน์และข้อกําหนดที่เฉพาะเจาะจง
สร้างความคาดหวังและส่งเสริมการมีส่วนร่วมโดย:
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดสามารถเข้าถึงการประชุมสามัญผู้ถือหุ้นของคุณได้:
หลังการประชุม:
| งาน | ไทม์ไลน์ |
| กําหนดวัตถุประสงค์และวาระการประชุม | 8-10 สัปดาห์ก่อนการประชุมสามัญผู้ถือหุ้น |
| สถานที่และเทคโนโลยีที่ปลอดภัย | 6-8 สัปดาห์ก่อนการประชุมสามัญผู้ถือหุ้น |
| แจกจ่ายหนังสือบอกกล่าว | 3-4 สัปดาห์ก่อนการประชุมสามัญผู้ถือหุ้น |
| ทดสอบ AV และซ้อม | 1 สัปดาห์ก่อนการประชุมสามัญผู้ถือหุ้น |
| การรายงาน | : ภายใน 1-2 สัปดาห์หลังจากนั้น |
พร้อมที่จะจัดการประชุมสามัญผู้ถือหุ้นที่ราบรื่นแล้วหรือยัง?
ที่ Encore เราเชี่ยวชาญในการผลิตการประชุมสามัญผู้ถือหุ้นที่สอดคล้องกัน มีส่วนร่วม และปราศจากความเครียด ตั้งแต่ AV และการสตรีมไปจนถึงเครื่องมือแบบโต้ตอบและการสนับสนุนด้านเทคนิค ทีมงานของเราช่วยให้การประชุมของคุณดําเนินไปอย่างราบรื่น