ความเป็นไปได้ที่ไร้ขอบเขตสำหรับการมีส่วนร่วมก่อนระหว่างและหลังเหตุการณ์

การรวบรวมข้อมูลก่อนเหตุการณ์ยังสามารถช่วยผู้จัดงานปรับแต่งประสบการณ์นอกสถานที่ Rob Wilcox ผู้อำนวยการด้านวิศวกรรมการขายของ Encore กล่าวว่าการมีส่วนร่วมก่อนเกิดเหตุการณ์ควรเป็นส่วนหนึ่งของแนวทางการตลาดหลายช่องทางและหลายช่องทาง “ มันเป็นโอกาสที่จะฟังผู้ชมของคุณด้วยการสำรวจและการสำรวจซึ่งช่วยให้ผู้จัดงานจัดงานได้รับข้อมูลที่ตอบสนองความต้องการ [ผู้ชม] และ“ มีอะไรอยู่ในนั้นสำหรับฉัน” มันกำหนดเสียงและความคาดหวังสำหรับเหตุการณ์”

การเติมเต็ม เว็บไซต์กิจกรรมออนไลน์และแพลตฟอร์มแอพที่มีวาระการประชุมและเครื่องมืออื่น ๆ ที่อนุญาตให้ผู้เข้าร่วมวางแผนประสบการณ์ ‘ส่วนบุคคล’ ล่วงหน้าเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพอีกวิธีหนึ่งในการดึงดูดผู้ชมเหตุการณ์ในอนาคต Wilcox แนะนำว่านอกเหนือจากเว็บไซต์กิจกรรมผู้จัดงานควรใช้ประโยชน์จากโซเชียลมีเดียและอีเมลเพื่อเพิ่มการลงทะเบียนกิจกรรมและ สร้างเสียงกระหึ่มและโมเมนตัม

“ ผู้จัดงานสามารถระบุได้ว่าส่วนใดของโปรแกรมและการเรียนรู้มีความเข้าใจที่ดีอย่างต่อเนื่องและหัวข้อใด ๆ ที่จำเป็นต้องมีการติดตามหรือสนับสนุนมากขึ้น” ฮิวจ์กล่าว “ จากการรวบรวมข้อมูลของพวกเขาพวกเขายังตระหนักว่ามีความแตกต่างในระดับภูมิภาคซึ่งหมายความว่าพวกเขาต้องการปรับแนวทางของพวกเขาในพื้นที่เหล่านั้น”

ผู้จัดงานสามารถทำได้ ปรับองค์ประกอบอย่างละเอียด ของโปรแกรมของพวกเขาที่จะยอมรับความแตกต่างและความชอบในระดับภูมิภาคเหล่านี้

“ โรดโชว์ของพวกเขาประสบความสำเร็จเป็นพิเศษเพราะลูกค้าระบุวัตถุประสงค์ของพวกเขาและเข้าใจข้อมูลที่พวกเขาต้องการรวบรวมล่วงหน้าเหตุการณ์ของพวกเขาและสามารถสร้างโปรแกรมที่วัดสิ่งที่พวกเขาต้องการรู้

Sheehan ชี้ให้เห็นว่า Encore มีเครื่องมือดิจิตอลหลายอย่าง ที่สามารถให้ฟังก์ชั่นการสำรวจความคิดเห็นสำหรับเหตุการณ์ในตัวบุคคล “ สิ่งที่คุณกำลังมองหาจะเป็นตัวกำหนดวิธีการแก้ปัญหาที่ดีที่สุด” เขากล่าว “ แต่ในระดับสูงเราสามารถรวมการสำรวจลงในแอพกิจกรรมของคุณช่วยให้คุณออกแบบเนื้อหารอบเครื่องมือระบบตอบสนองผู้ชมดิจิตอลหรือแม้กระทั่งผู้เข้าร่วมประชุมและผู้เข้าร่วมระยะไกลของคุณด้วยการสตรีมความล่าช้าต่ำ”

เวลาแฝงไฮบริด – เวลาล่าช้าระหว่างเมื่อมีบางสิ่งเกิดขึ้นบนเวทีและเมื่อถึงผู้ชมที่ดูระยะไกล – เป็นความท้าทายที่ยิ่งใหญ่ในการดึงดูดผู้ชมไฮบริด แพลตฟอร์มสตรีมมิ่งปัจจุบันมีแนวโน้มที่จะมีความล่าช้าในการแฝง 40 ถึง 50 วินาที นั่นทำให้ยากที่จะได้รับการตอบกลับจากผู้ชมระยะไกลต่อการสำรวจคำถามและคำตอบและการแชทที่ซิงค์กับสิ่งที่เกิดขึ้นแบบเรียลไทม์สำหรับผู้ชมด้วยตนเอง

“ Encore กำลังจะเปิดตัวใหม่ สตรีมมิ่งเวลาแฝงต่ำ ตัวเลือกการลดความล่าช้าในเวลาแฝงเป็นประมาณสามถึงห้าวินาทีซึ่งจะเปลี่ยนโอกาสในการมีปฏิสัมพันธ์อย่างรุนแรงและทำให้ผู้เข้าร่วมระยะไกลมีประสบการณ์ใกล้เคียงที่เป็นธรรม” ฮิวจ์กล่าว

“ เมื่อใช้บริการสตรีมมิ่งแบบ ‘แฝงต่ำ’ ของ CHIME LIVE เวลาอยู่และดูว่าใครมีส่วนร่วมวัดเป็นบล็อกเวลาสองนาที ซึ่งหมายความว่าคุณจะเห็นว่าใครดูอะไรและถ้า ณ จุดใดมีการเลื่อนออกอย่างมีนัยสำคัญ”

ผู้นำเสนอมักใช้การสำรวจเพื่อให้ผู้ชมมีส่วนร่วมในระหว่างการนำเสนอ แต่ผู้จัดสามารถใช้การสำรวจความคิดเห็น ปรับแต่งเนื้อหาการประชุม

“ เมื่อคุณมีผู้เชี่ยวชาญมากเกินไปหรือมีเนื้อหามากเกินไปในขณะที่คุณมีอยู่คุณสามารถสำรวจผู้ชมได้ ระบุหัวข้อที่เป็นที่สนใจมากที่สุด สำหรับพวกเขา – ก่อนหรือระหว่างเหตุการณ์ – และเลือกเนื้อหาที่เกี่ยวข้องกับพวกเขามากที่สุดและมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่พวกเขาต้องการได้ยิน” ฮิวจ์กล่าวเพราะผู้เรียนที่เป็นผู้ใหญ่เก็บข้อมูลที่พวกเขาสนใจในการเรียนรู้เทคนิคนี้ช่วยเพิ่มการเรียนรู้และการเก็บรักษารวมถึงการมีส่วนร่วมของเนื้อหา

การสำรวจยังสามารถใช้เพื่อนำผู้เข้าร่วม ‘พัลส์’ ไปที่ วัดความรู้สึก ตลอดเหตุการณ์ “ คำถามเช็คอิน/เช็คเอาท์เหล่านี้ช่วยให้นักวางแผนการประชุมเข้าใจว่าพวกเขาต้องการโฟกัสข้อความของพวกเขาที่ไหนเพื่อเชื่อมต่อให้ดีที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้กับผู้ชม” วิลค็อกซ์กล่าว “ สิ่งสุดท้ายที่คุณต้องการคือการใช้เวลาและความพยายามในการสร้างกิจกรรมเพียงเพื่อให้ข้อความล้มเหลว”

เครื่องมือการมีส่วนร่วมของผู้ชมยังสามารถใช้ในระหว่างการนำเสนอเป็น การตรวจสอบความรู้ เพื่อวัดระดับความเข้าใจในเรื่องที่พวกเขากำลังนำเสนอ ตัวอย่างเช่นผู้นำเสนอสามารถถามคำถามให้ผู้ชมทดสอบว่าพวกเขารู้เกี่ยวกับหัวข้อก่อนที่จะดำน้ำมากแค่ไหนจากนั้นทดสอบพวกเขาหลังจากนั้นเพื่อดูว่าพวกเขาเก็บไว้มากแค่ไหน “ เทคนิคนี้สามารถช่วยผู้นำเสนอปรับแต่งวิธีการส่งเนื้อหาซึ่งเป็นชัยชนะอีกครั้งสำหรับผู้เข้าร่วมกิจกรรม” วิลค็อกซ์กล่าว

เทคโนโลยีอื่นที่ช่วยเพิ่มการมีส่วนร่วมของผู้ชมในระหว่างการแข่งขันคือ เทคโนโลยีหน้าจอที่สอง “ เทคโนโลยีหน้าจอที่สองหมายถึงการใช้อุปกรณ์มือถือเพื่อมอบประสบการณ์การรับชมที่เพิ่มขึ้นสำหรับการออกอากาศทางโทรทัศน์หรือการนำเสนอสด” Sheehan กล่าว

หนึ่งเทคนิคผู้จัดงานสามารถทำได้ ยืมจากผู้ผลิตโทรทัศน์ คือการฝังสตรีมด้วยเนื้อหาพิเศษที่กระตุ้นให้ผู้ชมโต้ตอบกับสตรีมขณะที่พวกเขากำลังดูสดอยู่ ตัวอย่างของเรื่องนี้คือการออกอากาศเนื้อหา ‘Story Sync’ ควบคู่ไปกับตอน“ Breaking Bad” ในช่วงฤดูกาลที่ห้า ในระหว่างการออกอากาศไอคอนบนหน้าจอแจ้งให้ผู้ชมทราบว่ามีไฟล์ ไข่อีสเตอร์ พวกเขาสามารถปลดล็อกบนอุปกรณ์มือถือของพวกเขา รวมเนื้อหาพิเศษนี้ ภาพถ่ายเบื้องหลังการสัมภาษณ์ และอื่น ๆ

“ ส่วนที่เจ๋งที่สุด [ของ] ใช้ เทคโนโลยีหน้าจอที่สองเช่น iPads สำหรับกิจกรรมคือความสามารถ [ของ] ผู้เข้าร่วมประชุมของคุณที่จะหยิกและซูมเนื้อหาการนำเสนอเพื่อให้ได้ดูดีขึ้นข้ามไปข้างหลังสักครู่เพื่อจับสิ่งที่พวกเขาอาจพลาดและถามคำถามในขณะนี้โดยไม่ต้องก้าวขึ้นไปที่ไมค์” ชีแฮนกล่าว

หนึ่งในตัวอย่างที่ดีที่สุด Sheehan ได้เห็นสิ่งนี้คือเหตุการณ์ลูกค้าสำหรับแพทย์ “ ในขณะที่อำนวยความสะดวกในการฝึกอบรมผู้นำเสนอให้ภาพของไฟล์ เอ็กซเรย์ใช้สำหรับการอภิปรายการวินิจฉัย– แพทย์สามารถหยิกและซูมและดูเอ็กซ์เรย์ได้อย่างยอดเยี่ยม” เขากล่าว“ โดยปกติพวกเขาจะถูก จำกัด อยู่ที่หน้าจอฉาย”

“ พวกเขาต้องการที่จะได้รับการซื้อมากขึ้นจากพนักงานและทำงานร่วมกันในการแก้ปัญหา” ฮิวจ์กล่าว –ทีมทำงานเป็นกลุ่มเล็ก ๆ เพื่อหาแนวคิดในระดับองค์กรระดับสาขาและระดับแผนกที่สนับสนุนนโยบาย ESG ของพวกเขา   

จากนั้นแต่ละทีมก็แหลมความคิดของพวกเขากับทั้งกลุ่มซึ่งใช้ฟังก์ชั่นการสำรวจเพื่อให้คะแนนและจัดลำดับความสำคัญของโซลูชั่นที่น่าดึงดูดและมีศักยภาพมากที่สุด”

“ ไม่ว่ากิจกรรมของคุณจะเต็มไปด้วยตนเองหรือผสมกับการเข้าร่วมไฮบริดคุณสามารถให้บริการได้ ขยายการเข้าถึงไซต์กิจกรรม ด้วยสิ่งดีๆเช่นเก็บถาวรหรือ การบันทึกเซสชันตามความต้องการ, PDF สำเนางานนำเสนอลำโพงและแม้กระทั่ง โพสต์เหตุการณ์ ด้วยการสำรวจหรือการสำรวจ พูดตามตรงนี่เป็นช่วงเวลาที่เหมาะสมในการเริ่มต้น ล้อเล่นเกี่ยวกับกิจกรรมต่อไปของคุณ– 

Wilcox ชี้ให้เห็นว่าหากคุณต้องการวัดผลตอบแทนเหตุการณ์จากการลงทุน (ROI) การมีส่วนร่วมหลังเหตุการณ์มีความสำคัญพอ ๆ กับการมีส่วนร่วมก่อนเกิดเหตุการณ์ “ การขายและการทำงานจริงเกิดขึ้นหลังจากเหตุการณ์ดังนั้นของคุณ กลยุทธ์หลังการมีส่วนร่วม เป็นกุญแจสำคัญในการเพิ่มประสิทธิภาพผลลัพธ์ของคุณ” คุณต้องการเก็บธีมของกิจกรรมและรายการการเรียกหลักการดำเนินการด้านหน้าของใจจนกว่าจะถึงเหตุการณ์ต่อไป  

นี่คือตัวอย่างบางส่วนของวิธีการที่ผู้จัดทำเช่นนั้น: 

• ส่ง อีเมล ‘ขอบคุณ’ กับผู้ที่เข้าร่วม 
• ส่ง ‘ขออภัยเราพลาดอีเมลถึงคุณ สำหรับผู้ที่ไม่สามารถเข้าร่วมกับคำเชิญสนับสนุนการเข้าร่วมของพวกเขาในครั้งต่อไป
• ส่งเสริมให้ผู้เข้าร่วมแบ่งปัน ข้อเสนอแนะผ่านการสำรวจ 
• สร้างหน้าเหตุการณ์หลังเหตุการณ์ที่เกี่ยวข้อง ไฮไลท์เหตุการณ์ และเนื้อหา วัสดุที่ดาวน์โหลดได้คีย์และก รายงานหลังเหตุการณ์ ออก
• สร้าง ฟอรัมชุมชน หรือวิธีอื่น ๆ เพื่ออำนวยความสะดวกในการสร้างเครือข่ายนอกเหนือจากกำแพงเหตุการณ์
• เฉลิมฉลองความสำเร็จที่สำคัญ เกี่ยวกับประสิทธิภาพสูงที่เกี่ยวข้องกับเป้าหมายเหตุการณ์ 
• มียอดขายหรือทีมลูกค้าปรับแต่งเอง การสื่อสารติดตาม/สัมผัสฐาน

อย่าลืมวิเคราะห์ข้อมูลที่ได้รับจากความพยายามในการมีส่วนร่วมของผู้ชม “ การผ่านข้อมูลการสำรวจหลังเหตุการณ์เพื่อเรียนรู้ว่าผู้เข้าร่วมรู้สึกอย่างไรเกี่ยวกับเหตุการณ์ [จะช่วยให้คุณได้รับข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับวิธีการปรับปรุงครั้งต่อไป” วิลค็อกซ์กล่าว 

นอกเหนือจากตัวชี้วัดเชิงปริมาณของแผงควบคุมและการสำรวจแพลตฟอร์มเหตุการณ์รวมถึงข้อมูลเชิงคุณภาพเช่นข้อเสนอแนะเล็ก ๆ น้อย ๆ ที่รวบรวมในสถานที่ผ่านการสนทนากับผู้เข้าร่วมกิจกรรมการสำรวจพัลส์สตรีมแชทและข้อเสนอแนะที่ใช้ร่วมกันในโซเชียลมีเดียเกี่ยวกับสิ่งที่ผู้เข้าร่วมชอบ