简化事件复杂性的3种方法

1）一致策略和解决方案以增强参与者体验

最好的活动生产伙伴将从一开始就与您和您的团队在一起 – 了解您的活动目标，历史和模式，并与您共同创建活动策略。了解您为什么要开会以及要实现的目标将有助于他们就如何使您的愿景栩栩如生提出建议。

如果这个合作伙伴可以管理从创意设计/品牌到套装/装饰，扬声器内容以及教练再到现场生产和技术的所有内容，那么您就不必担心将您的愿景重申到每个供应商。您的活动生产伙伴桥梁架起了差距，以确保您的活动的所有不同部分都在一个协调的，通信的伞下结合在一起，旨在帮助您实现活动目标。单个提供商也没有任何惊喜：他们可以保证软件是最新的，演示音频和视频同步，SSO和API已集成了，等等。当技术基础设施在不同的供应商之间拼凑在一起时，这消除了许多享受与会者体验的障碍。

如果您的伴侣与主持人有关系，可以确保更好的一致性。与您的主人场地嵌入的合作伙伴可以促进与场地团队的关系，并帮助他们与您的活动策略，所需的参与者经验和目标保持一致。内心合作伙伴还具有识别潜在挑战并提出解决方案以预测您的需求的内部轨道。例如，他们的内部知识和与酒店服务组的关系可帮助您最大程度地提高房间布局，设置，快速转弯，展示流以及休息时间和餐点的时机，以便它们与会场中发生的其他事件同步。这也有助于他们解决通常在现场活动期间弹出的问题。您所有活动供应商之间的优化和一致性放大了活动的凝聚力，为您的参与者创造了真正令人难忘的体验，并为您和您的团队提供了相对无压力的体验。

一旦找到了与之合作良好的活动生产伙伴，请与您合作，通过活动组合与您合作。他们将能够跟踪重要的每年和年度指标，这些指标将展示您的工作如何为实现组织目标做出贡献。它们可以确保从一个事件到另一个事件的质量，轻松和一致性，同时在跨场所创造规模经济。最重要的是，他们已经知道您想如何工作，您要实现的目标以及在事件到活动中有效或需要改进的东西而无需对他们进行教育。这种关系提供了出色的客户体验，无论您在哪里生产它们，都可以转化为特殊的事件和成果。

2）利用生产伙伴专业知识

单个生产伙伴不仅是事件技术的专家。创意品牌，演示，展览，混合活动，移动应用程序，一般会议或观众参与 – 它们包括在所有这些领域具有专业知识的团队。

最好的合作伙伴将能够解释事件目标和预算参数的创意，生产和技术方面的良好，更好，最佳的解决方案。如果合作伙伴知道场地，他们将知道每个房间中有什么作用，以及如何展示每个空间以获得最大的优势。他们也许可以提供您在其他任何地方找不到的捆绑服务或特殊活动包。他们还将知道哪些选项可能会以不同的价格产生类似的结果，因此对您的预算和其他约束保持透明，以便他们可以为您自定义建议。与认识您的团队合作有一个不可思议的好处。谁可以为您的活动复制既定的最佳实践，无论它们的组织何处。

您需要一个合作伙伴，其团队最新的趋势，技术，受众参与和客户满意度策略是最新的。在采访潜在伙伴时，请询问如何对团队成员进行教育和培训。他们在人员，产品和技术解决方案中进行了什么样的资本投资？他们对客户成功的方法是什么？他们看到挑战或解决方案吗？与您组织的品牌价值保持一致是要考虑的另一个关键因素，因为这是它们是否与您组织提供卓越服务和客户支持的承诺相匹配的重要指标。

3）相信您的生产合作伙伴以协调资源和关系

回到日历上的最快方法是信任您的活动生产伙伴，以协调执行活动所需的资源和团队。如果他们帮助制定了策略并对主机场地有深入的了解，那么他们只需要您的品牌准则，反馈和批准就可以与其他元素一起运行。

例如，您不必担心为观众参与技术，活动应用程序和房间内视听提供单独的提供商。活动生产合作伙伴可以提供所有这些服务和团队，并确保一切合作。您可以依靠它们来完成所有工作，从制作步入式运动图形，设计较低的三分之二以及选择音频刺痛器到直播通用会议并为您的在线学习管理系统进行包装。他们可以为舞台经理和布景设计师提供。

当您让一位提供商从创建活动策略，设计品牌和内容，制作节目并执行演出以外，您可以更轻松地采用整体方法来进行活动，其中每个元素都与活动目标完全一致。这可以增强您的参与者，参展商和/或赞助商的客户体验。

这种关系使您的生活更轻松，因为您有一个联系点：活动生产伙伴的项目经理，他设定了截止日期和可交付成果，并确保所有活动元素都在正常。活动生产伙伴的团队将与创意，制作，技术和现场团队管理团队间的沟通。

由于服务，产品和解决方案的多样性，您的合作伙伴关系可以根据您的需求扩展。单个活动提供商将强大的资源网络提供给您。如果您有复杂的事件，这一点尤其重要。如果他们拥有仓库和场地的区域网络，他们可以迅速扩大规模，为您提供其他资源，员工和设备，以扩大现场现场。

简而言之，与单个活动合作伙伴互动将节省您的时间和头痛，因为它们协调了使您的愿景栩栩如生所需的活动部件。对于您的所有活动需求，具有单一的联系点，并简化了计划过程。因为它们与您的活动目标保持一致，并且可以帮助您跟踪他们的成就，因此它们使您看起来不错，并帮助您以提高组织内的个人资料的方式来展示活动投资组合的价值。最重要的是，当您与一支从战略到执行的团队合作时，就可以最大程度地保持一致并提供真正令人难忘的体验。