如何无缝规划年度大会 (AGM)

年度股东大会为何重要

年度股东大会是大多数公司的法定义务，但同时也具有战略意义。它们可以让你

• 财务业绩和未来计划
• 与股东互动并回答问题
• 加强贵组织的公信力和管理标准

步骤 1：确定目标和议程

首先要明确年度股东大会的目的。除了合规，您还想实现什么目标？常见的目标包括

• 分享公司业绩和战略
• 选举董事会成员
• 批准重要决议

起草一份明确的议程，并尽早分发，以便利益相关者知道该期待什么。

第 2 步：选择正确的格式

决定您的周年大会是否将

• 传统参与方式的面谈
• 虚拟技术带来的便利和成本效益
• 混合式，将两者结合起来，最大限度地提高出勤率

混合 AGM 具有灵活性和包容性，因此越来越受欢迎。

步骤 3：确保场地和技术

如果亲自主持，应选择一个能反映您的品牌并能满足预期出席人数的场所。对于虚拟或混合式年度股东大会，应投资于可靠的流媒体技术以及用于投票和问答的互动工具。

专业提示：在活动前对所有视听设备和网络连接进行测试。

步骤 4：准备文件和合规要求

确保在规定的通知期限内准备好并分发所有法定文件。这通常包括

• 财务报表
• 主任和审计员报告
• 代理委托书和投票说明

有关具体的时间安排和要求，请查阅当地法规。

步骤 5：在年度股东大会召开之前和召开期间让利益相关者参与进来

通过以下方式建立预期并鼓励参与

• 发送提醒和简单易懂的加入说明
• 就如何投票或提交问题提供明确指导
• 在会议期间使用现场投票和主持人问答

步骤 6：制定无障碍和包容性计划

确保所有利益相关者都能参加年度股东大会：

• 为虚拟与会者提供封闭式字幕
• 必要时提供翻译
• 确保场地无障碍

步骤 7：AGM 后续行动

会后

• 分享关键决定和成果摘要
• 为无法参加会议的人员提供录音资料
• 收集反馈意见，改进今后的年度股东大会

年度股东大会规划时间表样本

任务	时间安排
确定目标和议程	年度大会召开前 8-10 周
确保场地和技术	年度大会召开前 6-8 周
分发法定通知	股东大会召开前 3-4 周
测试 AV 和排练	年度大会前 1 周
活动后报告	活动结束后 1-2 周内