您需要询问关键会议和活动利益相关者的问题

会议的预期结果是什么？

约翰森说：“很多人都喜欢加入办公室的会议，您不必考虑生产最高的东西。”

知道该事件是否是交易，战术或需要进行体验和参与度将有助于您确定实现这些目标所需的额外成本。

您要传达的信息是什么？您如何希望参与者与该信息以及彼此互动？

约翰森说：“教育课程不需要大量的高端产品所需的大张旗鼓。”了解您要传达信息的方式也将帮助您将注意力集中在会议的不同元素上，或活动的创意，技术和制作设计。

确定了预期的结果和您要传递的信息后，它将帮助您确定所需的平台。诸如Zoom，Microsoft团队或Google Meet之类的基本内容足以满足大多数教育和信息会议。当使用Zoom或Teams等虚拟会议平台时，您可以与活动技术合作伙伴的功能结合使用，以在室内实体活动和虚拟技术之间建立更无缝的连接，同时使所有与会者参与其中。

如果您需要一对一的约会，虚拟贸易展览台或诸如弹出民意调查之类的互动，则可能需要一个具有更多中间或高级功能的平台。如果您不确定如何通过选项进行分类，那么这就是一个 像Encore这样值得信赖的技术提供商 可以帮助您做出正确的决定。

我们需要在这次会议上需要谁？

“混合会议可以帮助您吸引更多的人，这使您的会议更容易访问。” 约翰森说。可能以前可能无法参加您的活动，或者现在不愿参加亲自会议的人几乎可以参加。

“这是人们见面，喜欢或不喜欢的一种非常可以接受的方式，我认为它不会消失。” 约翰森说。在现场少的人也可能是一件好事。 “较小的观众意味着较低的面对面成本。”

询问您的利益相关者真正需要现场与远程观看受众的一部分。 “人民和合适的人的数量比以往任何时候都重要。”

您打算如何处理记录的内容？

“如果您不打算再次使用它，那可能会影响您将适用于该活动的生产水平，” 约翰森说。但是，如果您已经在流式传输内容并投资于所有相机，照明和声音增强型，那么您需要使其看起来和听起来不错，为什么不制定事后内容营销策略呢？

“利用您已经花费的成本来记录活动，重新包装和重新利用内容，” 约翰森说。

您可以在多个地点接待人们吗？

您是否必须将面对面的观众带到一个位置？还是可以使用将多个物理位置连接到参加会议或活动的虚拟组的分散方法？由于活动组织者采用分散的方法可以抵消旅行成本并减少活动的碳足迹。

您是否希望虚拟体验等于面对面的活动体验？

混合事件生产成本可扩展。但是，如果您在面对面的现场活动上投入了很多资金，而在虚拟组件上却很努力，则可以创建不平衡的事件体验。 “如果您要在宴会厅有很高的生产价值，” 约翰说， “通过添加较低三分之二之类的东西来投资虚拟体验。”

将虚拟和面对面组件结合到无缝混合活动体验中的最佳方法是找到合适的生产合作伙伴。

“您想与拥有丰富库存，深入了解平台和多年经验的提供商合作，” 约翰森说。 “平台和生产提供商 – 如果他们没有连接，那么您可以创建一个断开连接。”

这 Encore团队 ，活动行业的领导者不仅提供混合和虚拟平台，而且还提供现场技术和生产帮助以及创意活动解决方案，可以将您从初始计划到活动执行和后期制作内容重新包装。通过在社交媒体上分享您最近或即将举行的活动，向我们展示您在会议和活动期间出现的方式和地点（ Facebook , LinkedIn , Instagram 和 叽叽喳喳 ）带主题标签 #BeingThere .