4 คำถามเพื่อให้คุณเริ่มต้น
COVID-19 ได้หมายถึงการเพิ่มขึ้นอย่างไม่เคยปรากฏมาก่อนในจำนวนการประชุมทั่วไปประจำปีเสมือนจริงทั่วโลก แม้แต่ตลาดที่ครั้งหนึ่งเคยอนุญาตให้ผู้ถือหุ้นในบุคคลหรือการประชุมสมาชิกลงคะแนนเสียงเท่านั้นกำลังพิจารณารูปแบบไฮบริด
แล้วอะไรคือการประชุมสามัญผู้ถือหุ้นไฮบริด?
การประชุมสามัญประจำปีแบบไฮบริดเป็น AGM ที่มีทั้งผู้เข้าร่วมในห้องและผู้เข้าร่วมระยะไกลที่เข้าร่วมผ่านแพลตฟอร์มกิจกรรมเสมือนจริง อย่างใด ประเภทของเหตุการณ์ไฮบริดเป็นการผสมผสานระหว่างประสบการณ์ทั้งในห้องและออนไลน์ซึ่งทำให้เป็นลูกผสม
กลุ่มผู้ชมทั้งสองนี้สามารถนำไปใช้กับทั้งผู้ถือหุ้นรวมถึงคณะกรรมการ บริษัท และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่น ๆ ตัวอย่างเช่น:
- ผู้เข้าร่วมในห้องและเสมือนจริงกับคณะกรรมการที่เข้าร่วมด้วยตนเอง
- ผู้เข้าร่วมในห้องและเสมือนจริงกับทุกคนหรือคณะกรรมการ บริษัท ที่เข้าร่วมแทบ
AGM เป็นข้อกำหนดทางกฎหมายของ บริษัท จดทะเบียนในตลาดหลักทรัพย์และมาพร้อมกับข้อกำหนดที่ไม่ซ้ำกัน โมเดลไฮบริดใหม่นี้นำเสนอนักวางแผน AGM ด้วยชุดของความท้าทายและการพิจารณาใหม่ทั้งหมด
เพื่อช่วยในการวางแผนของคุณต่อไปนี้เป็นคำถามเริ่มต้นที่เป็นประโยชน์สี่ข้อ วิธีการวางแผนการประชุมสามัญประจำปีไฮบริด.
คุณจะเริ่มวางแผนการประชุมสามัญประจำปีแบบไฮบริดได้อย่างไร?
1. ฉันจะต้องอนุญาตให้ผู้ถือหุ้นและวิทยากรจำนวนเท่าใดและอยู่ที่ไหนและอยู่ที่ไหน?
สองส่วนแรกของคำถามนี้คุณสามารถกำหนดได้ง่าย เมื่อคุณมีขนาดผู้ชมที่เป็นไปได้ทั้งหมดแล้วคุณจะต้องคำนึงถึงอัตราการเข้าร่วมโดยเฉลี่ยรวมถึงความสามารถของสถานที่ของคุณ ด้วยการ จำกัด การเดินทางในปัจจุบันคุณควรอนุญาตให้ผู้ถือหุ้นจำนวนมากเข้าร่วมได้อย่างแท้จริง ในทำนองเดียวกันขึ้นอยู่กับที่ตั้งของสมาชิกคณะกรรมการของคุณหรือวิทยากรอื่น ๆ พวกเขาอาจเลือกที่จะเข้าร่วมในสถานที่หรือผ่านวิดีโอสดหรือวิดีโอที่บันทึกไว้ล่วงหน้า
การทำความเข้าใจตัวเลขที่คุณต้องอนุญาตจะไม่เพียง แต่ช่วยในการเลือกสถานที่เท่านั้น แต่ยังรวมถึงประเภทของ แพลตฟอร์มกิจกรรมเสมือนจริง และโฮสติ้งคุณจะต้องใช้ส่วนประกอบเสมือนจริง ตัวอย่างเช่นผู้ชมเสมือนเพียง 20 คนต้องการพลังและการสนับสนุนทางเทคนิคน้อยกว่าผู้ถือหุ้น 10,000 คนที่มีผู้เข้าร่วมประชุมสตรีมมิ่งจากสถานที่ต่าง ๆ
เมื่อคุณมีความคิดว่าใครจะอยู่ที่ไหนและมีกี่คนที่จะอยู่ที่นั่นรวมถึงการเข้าร่วมหรือนำเสนอจริงข้อมูลนี้จะช่วยสร้างพื้นฐานของข้อกำหนดทางเทคนิคของคุณสำหรับพันธมิตรการผลิต AGM แบบไฮบริดของคุณ
2. ฉันต้องพิจารณาข้อกำหนดการมีส่วนร่วมของ AGM ใดบ้าง
กุญแจสำคัญในการใช้งาน AGM ไฮบริดที่มีประสิทธิภาพคือการใช้เทคโนโลยีไฮบริดที่ไม่รบกวนประสบการณ์ในห้อง แต่ยังส่งเสริมการมีส่วนร่วมสำหรับผู้เข้าร่วมเสมือนจริง ดังที่ได้กล่าวไว้ก่อนหน้านี้การทำความเข้าใจจำนวนผู้ถือหุ้นที่จะเข้าร่วมกับบุคคลกับบุคคลนั้นจะช่วยระบุว่าโซลูชันเสมือนใดที่จะตอบสนองความต้องการของคุณ
คุณจะเลือกแพลตฟอร์มกิจกรรมไฮบริดอะไร
ด้วยโซลูชันที่มีอยู่มากมายการค้นหาแพลตฟอร์มกิจกรรมเสมือนจริงที่เหมาะสมสำหรับคุณที่ต้องการอาจดูล้นหลาม จุดเริ่มต้นที่ชัดเจนคือการขอให้ผู้ให้บริการเทคโนโลยีและผู้ให้บริการในสถานที่จัดงานของคุณหากพวกเขาเสนอ Encore เป็นสถานที่มากกว่า 100 แห่งทั่วประเทศออสเตรเลียและมีแพลตฟอร์มกิจกรรมอินเทอร์แอคทีฟที่ได้รับรางวัล แพลตฟอร์มดังกล่าวถูกใช้ไปแล้วสำหรับ AGM แบบไฮบริดและเสมือนจริงหลายร้อยรายการทั่วโลกเพราะมีประสบการณ์เสมือนจริงที่มีส่วนร่วมมีความยืดหยุ่นและสนับสนุนโดยทีมผู้เชี่ยวชาญ มันรวมการสตรีมวิดีโอความละเอียดสูงเข้ากับชุดของคุณสมบัติการโต้ตอบเช่นการสำรวจสดคำถามและคำตอบชีวภาพลำโพงเอกสารและอื่น ๆ ที่สำคัญมันมีโปรโตคอลความปลอดภัยทั้งหมดที่จะต้องปฏิบัติตามกฎหมายสำหรับโฮสติ้ง AGM ออนไลน์
แพลตฟอร์มปลอดภัยหรือไม่?
เนื่องจากเนื้อหาของ บริษัท ที่มีความละเอียดอ่อนถูกแบ่งปันพร้อมกับการตัดสินใจที่สำคัญในระหว่าง AGM คุณจะต้องจัดหาแพลตฟอร์มหรือโซลูชันแบบบูรณาการที่อนุญาตให้ลงทะเบียนเสมือนจริงเพื่อให้แน่ใจว่าคนที่ถูกต้องเข้าร่วมและลงคะแนน พันธมิตรการผลิต AGM ของคุณจะสามารถให้บริการโซลูชันในการจัดการทั้งสองคนและจริง
การเข้าถึงและแบ่งปันเอกสารของ บริษัท วิดีโอและทรัพยากร
หาก บริษัท ต้องการแบ่งปันเอกสารวิดีโอและรายงานของ บริษัท อื่น ๆ คุณจะต้องพิจารณาว่าผู้เข้าร่วมประชุมทั้งสองและเสมือนจริงจะเข้าถึงสิ่งเหล่านี้ได้อย่างไร นอกจากนี้คุณอาจต้องการขอให้ผู้เข้าร่วมประชุมทำการสำรวจเกี่ยวกับวิธีที่พวกเขาพบประสบการณ์และการปรับปรุงใด ๆ ที่สามารถทำได้ เราขอแนะนำให้ปรับแต่งการสำรวจเหล่านี้ให้เข้ากับผู้ชมที่แตกต่างกันเนื่องจากคำถามบางข้อจะไม่เกี่ยวข้อง แพลตฟอร์มเช่น CHIME LIVE สามารถให้บริการแบบสำรวจสองเวอร์ชันสำหรับกลุ่มผู้ชมของคุณเพื่อเข้าถึงแบบดิจิทัล
แพลตฟอร์มดังกล่าวอนุญาตให้ผู้ถือหุ้นลงคะแนนทั้งในห้องพักและจริงหรือไม่?
โดยทั่วไปการลงคะแนนและคำถามและคำตอบจะต้องใช้ที่ AGM แพลตฟอร์มเหตุการณ์เสมือนจริงของคุณจะต้องสามารถอำนวยความสะดวกในสิ่งนี้ด้วยโปรโตคอลความปลอดภัยและการกลั่นกรองทั้งหมดในสถานที่ ตัวอย่างเช่นการ จำกัด การลงคะแนนให้กับสมาชิกเหล่านั้นเท่านั้นที่ได้รับอนุญาตให้ลงคะแนนรวมถึงความสามารถในการลงคะแนนเพียงครั้งเดียวโดยไม่ระบุชื่อ ความงามของระบบการลงคะแนนออนไลน์หมายถึงผู้ถือหุ้นในบุคคลของคุณสามารถลงคะแนนเสียงโดยใช้อุปกรณ์ที่เปิดใช้งานอินเทอร์เน็ตเช่นแท็บเล็ตหรือสมาร์ทโฟนของพวกเขา ในทำนองเดียวกันสำหรับเซสชั่นคำถามและคำตอบแทนที่จะวิ่งไปรอบ ๆ ห้องแชร์ไมโครโฟนซึ่งขัดกับกฎ Covid-Safety ผู้ถือหุ้นในห้องของคุณสามารถถามคำถามของพวกเขาโดยใช้คุณสมบัติคำถามและคำตอบเสมือนจริงในแพลตฟอร์มเสมือนจริง ผู้ดูแลที่ได้รับมอบหมายควรอยู่ในมือเพื่อหาคำถามก่อนส่งสดไปยังหน้าจอ
3. ผู้ถือหุ้นหรือสมาชิกคณะกรรมการเผชิญกับความท้าทายอะไร?
ความท้าทายอาจมีตั้งแต่ปัญหาแบนด์วิดธ์ไปจนถึงการจัดตารางเนื้อหาภายในเขตเวลาที่แตกต่างกัน สิ่งนี้เป็นสิ่งที่ท้าทายอย่างยิ่งเมื่อผู้ถือหุ้นของคุณเป็นสากล ในกรณีนี้มีแนวโน้มว่าจะมีความล่าช้า (ล่าช้า) ที่จะโต้แย้งซึ่งผู้นำเสนอและผู้ประกอบการของคุณจำเป็นต้องรู้ล่วงหน้า มันกลายเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับผู้นำเสนอสดหรือผู้ประกอบการที่จะมีรายละเอียดเหล่านี้เมื่อรวบรวมข้อเสนอแนะของผู้ชมเช่นกำหนดเวลาคำถามแบบสำรวจความคิดเห็นและกำหนดระยะเวลาที่ยังคงเปิดอยู่
ข้อ จำกัด ของ COVID และการพิจารณาด้านสุขอนามัยใดที่จะส่งผลต่อเหตุการณ์ของคุณ?
ผู้เข้าร่วมประชุมด้วยตนเองจะต้องการความอุ่นใจว่าสุขภาพและความปลอดภัยของพวกเขามีความสำคัญสูงสุด เนื่องจากการดัดแปลงล่าสุดของอุตสาหกรรมการแข่งขันเพื่อต่อสู้กับ COVID-19 สิ่งนี้จะยังคงมีความสำคัญในบางครั้ง Encore’s ตรงตาม แนวทางให้แนวปฏิบัติที่ดีที่สุดในการออกแบบและการส่งมอบ AGM ที่ปลอดภัยและกิจกรรมทุกชนิด แนวทางที่ทำให้มั่นใจได้ว่าเหตุการณ์จะถูกส่งมอบอย่างปลอดภัยในภูมิทัศน์ที่เปลี่ยนแปลงสำหรับการประชุมและกิจกรรมแบบไฮบริด แนวทางได้รับการพัฒนาด้วยสี่ประเด็นสำคัญของการออกแบบกิจกรรมและการส่งมอบในใจ:
- เค้าโครงห้องพัก
- กระแสการจราจร
- การปรับปรุงเทคโนโลยี
- แนวทางการทำความสะอาด
เตรียมพร้อมที่จะถามคู่หูการผลิตกิจกรรมของคุณคำถามเหล่านี้และวิธีที่พวกเขาสามารถช่วยลดความท้าทายจากระยะไกลและด้วยตนเองเพื่อให้แน่ใจว่าประสบการณ์ในเชิงบวกสำหรับผู้เข้าร่วมประชุม AGM ของคุณ ข่าวดีเป็นหนึ่งในผลประโยชน์ที่ยิ่งใหญ่ที่สุดของการดำเนินการ AGM แบบไฮบริดอยู่ที่ความสามารถในการขอให้ผู้ถือหุ้นบางรายเข้าร่วมแทบหากมีการเปลี่ยนแปลงอย่างมาก
ในอีกด้านหนึ่งของเหรียญการเพิ่มองค์ประกอบเสมือนจริงอาจเป็นเรื่องที่น่ากลัวกับตัวเองรวมถึงสมาชิกคณะกรรมการของคุณที่อาจจำเป็นต้องเข้าร่วมแทบ เราขอแนะนำให้ร่วมมือกับ บริษัท ผู้ผลิตที่มีประสบการณ์ซึ่งสามารถให้บริการซ้อมการจัดการเวทีเสมือนจริงและการสนับสนุนด้านเทคนิคในสถานที่ แม้แต่แนวคิดของเหตุการณ์ไฮบริดที่ปลอดภัย Covid ก็ยากที่จะจินตนาการสำหรับผู้ที่ไม่คุ้นเคยกับโมเดล หากคุณกำลังเผชิญกับความยากลำบากในการออกแบบ AGM แบบไฮบริดผ่านสายงานกับคณะกรรมการ บริษัท ให้พิจารณานำเสนอพวกเขาด้วยการแสดงผล 3 มิติที่สมจริงของเหตุการณ์
ตรวจสอบอีกครั้งและตรวจสอบโปรโตคอลความปลอดภัยอีกครั้งในสถานที่
ความปลอดภัยเป็นหนึ่งในองค์ประกอบที่สำคัญที่สุดเมื่อจัดระเบียบ AGM แบบไฮบริด การสร้างความมั่นใจว่าแพลตฟอร์มเสมือนของคุณมีความปลอดภัยเช่นเดียวกับซอฟต์แวร์รวมใด ๆ (หากคุณใช้ผู้ให้บริการบุคคลที่สาม) มีความสำคัญต่อความสมบูรณ์ของ บริษัท และความสำเร็จของ AGM ผู้ให้บริการเทคโนโลยี AGM ไฮบริดที่มีประสบการณ์จะมีมาตรการที่เกี่ยวข้องทั้งหมดในสถานที่เพื่อให้ AGM ปลอดภัยจากแพลตฟอร์มต่อต้านแฮ็คไปจนถึงโปรโตคอลความปลอดภัยที่เข้มงวดเพื่อรักษาความปลอดภัยเครือข่ายบนคลาวด์ การบันทึกเหตุการณ์เป็นมาตรการรักษาความปลอดภัยอีกประการหนึ่งเพื่อให้ AGM ได้รับการตรวจสอบทันทีเพื่อให้การตรวจสอบอย่างสมบูรณ์เกี่ยวกับเหตุการณ์ทั้งหมดและความสามารถในการระบุกิจกรรมและการเข้าร่วมของสมาชิกแต่ละคน ในฐานะที่เป็นมารยาทคุณควรแจ้งผู้เข้าร่วมประชุมทั้งหมดในช่วงเริ่มต้นของการประชุมผู้ถือหุ้นว่าเหตุการณ์กำลังถูกบันทึกไว้เพื่อความปลอดภัย พูดคุยกับพันธมิตรเทคโนโลยีกิจกรรมของคุณเพื่อค้นหาโปรโตคอลความปลอดภัยที่พวกเขามีในแพลตฟอร์มของพวกเขา
แพลตฟอร์มกิจกรรมเสมือนจริงมีคุณสมบัติใดบ้าง
การเข้าถึงเป็นอีกองค์ประกอบสำคัญเพื่อให้แน่ใจว่า AGM ของคุณให้บริการสำหรับความต้องการเฉพาะของผู้เข้าร่วมประชุม มีคุณสมบัติการเข้าถึงที่หลากหลายซึ่งสามารถรวมเข้ากับประสบการณ์ในห้องและผ่านแพลตฟอร์มกิจกรรมเพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนได้รับการพิจารณา จากบางสิ่งบางอย่างเช่นการซูมง่าย ๆ การควบคุมเสียงขนาดตัวอักษรและตัวอักษรจนถึงการใช้ภาษาเพื่อภาษาการแปลและคำบรรยายภาพ หารือเกี่ยวกับตัวเลือกกับพันธมิตรการผลิตของคุณเพื่อดูสิ่งที่ถูกต้องสำหรับผู้มีส่วนได้เสียของ บริษัท ของคุณ
4. สมาชิกคณะกรรมการจะส่งเนื้อหาอย่างไร?
ธรรมชาติของเหตุการณ์ไฮบริดหมายความว่าคุณจะต้องอนุญาตให้ทั้งบริการการผลิตด้วยตนเองและเสมือนจริง ขึ้นอยู่กับว่าสมาชิกคณะกรรมการของคุณวางแผนที่จะนำเสนออย่างไรคุณจะต้องพิจารณารูปลักษณ์บนเวทีรวมถึงฉากหลังเสมือนจริงสำหรับผู้ที่นำเสนอ ด้วยข้อ จำกัด ที่ยังคงอยู่ในการเล่นตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณทำตามแผนความปลอดภัย COVID ของสถานที่จัดงานและหุ้นส่วนการผลิตกิจกรรมของคุณเมื่อออกแบบเวทีเพื่อให้แน่ใจว่ามีระยะห่างที่เพียงพอมาตรการสุขอนามัย ฯลฯ
คุณจะใช้ฉากหลังหรือสตูดิโอเสมือนจริงอะไร
เพื่อความสอดคล้องจะดีที่สุดเมื่อเวทีดูเลียนแบบซึ่งกันและกัน ในขณะที่คุณ จำกัด สิ่งที่มีให้สำหรับรูปลักษณ์ในห้องพัก ขั้นตอนการนำเสนอ มีความสามารถในการรวมสินทรัพย์ดิจิตอลที่หลากหลายลงในฉากหลังเช่นวิดีโอฝังตัวกราฟิกภาพเคลื่อนไหวไมโครไซต์และอื่น ๆ พวกเขายังสามารถเปลี่ยนรูปลักษณ์เพื่อให้เหมาะกับหัวข้อของงานนำเสนอ พื้นฐาน ขั้นตอนการนำเสนอ การตั้งค่ามักจะประกอบด้วยฉากหลังคงที่หรือหน้าจอสีเขียวและโต๊ะทำงานกับผู้นำเสนอและทีมงานผลิต ผู้พูดของคุณมีโอกาสที่จะถ่ายทอดสดการนำเสนอหรือบันทึกไว้ล่วงหน้าและโฮสต์บนแพลตฟอร์มเสมือนจริง หากคุณกำลังมองหาสิ่งที่โดดเด่น Encore มีสภาพแวดล้อมขั้นตอนการนำเสนอที่หลากหลายซึ่งแตกต่างกันไปตามขนาดเทคโนโลยีและตัวเลือกเนื้อหาที่กำหนดเอง ในขณะที่มีผลกระทบอย่างมากสภาพแวดล้อมประเภทนี้ต้องใช้เวลาซ้อมและเวลาการผลิตล่วงหน้าก่อนการประชุมผู้ถือหุ้นของคุณ
ทำให้ AGM ของคุณพร้อมใช้งานตามความต้องการ
เมื่อใดก็ตามที่เป็นไปได้เราขอแนะนำให้คุณจัดทำเนื้อหาตามความต้องการ สำหรับหนึ่งมันให้อายุการใช้งานที่ยาวนานสำหรับเนื้อหาของคุณรวมถึงการเก็บถาวรของ AGM เพื่อวัตถุประสงค์ในการตรวจสอบ
Take Away – AGM แบบไฮบริดอยู่ที่นี่
การประชุมสามัญประจำปีแบบไฮบริดให้ทางออกเพื่อให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของคุณรู้สึกเชื่อมโยงกันในขณะที่ยังอนุญาตให้ผู้ถือหุ้นหรือสมาชิกทั้งหมดเข้าร่วมแม้จะมีการเปลี่ยนแปลงข้อ จำกัด การตอบคำถามทั้งสี่นี้เป็นจุดเริ่มต้นที่ยอดเยี่ยมเมื่อวางแผนการประชุมสามัญผู้ถือหุ้นด้วยตนเองไฮบริดหรือเสมือนจริง การติดอาวุธด้วยคำตอบโดยละเอียดจะไปไกลในการหารือชั้นนำกับผู้ให้บริการการผลิตที่มีศักยภาพ เลือก บริษัท ผลิตงานกิจกรรมที่มีประสบการณ์และให้บริการเต็มรูปแบบเพื่อช่วยแนะนำคุณตลอดกระบวนการวางแผนและให้บริการที่ราบรื่นสำหรับทุกความต้องการของคุณ