이벤트 복잡성을 단순화하는 3 가지 방법

1) 참가자 경험을 향상시키기위한 전략 및 솔루션에 맞춰

최고의 이벤트 제작 파트너는 처음부터 귀하와 귀하의 팀과 함께 할 것입니다. 이벤트 목표, 역사 및 패턴을 알게되고 이벤트 전략을 공동 창조합니다. 당신이 만나는 이유와 달성하려는 것을 이해하면 비전을 생생하게하는 방법에 대한 추천을하는 데 도움이됩니다.

이 파트너가 창의적인 디자인/브랜딩에서 세트/데코, 스피커 컨텐츠 및 코칭, 현장 생산 및 기술에 이르기까지 모든 것을 관리 할 수 ​​있다면 모든 공급 업체에 비전을 반복하는 것에 대해 걱정할 필요가 없습니다. 이벤트 제작 파트너는 그 차이 브리지로, 이벤트 목표를 달성하는 데 도움이되도록 설계된 조정 된 잘 커뮤니케이션 된 우산으로 이벤트의 모든 이벤트 조각이 통합되도록합니다. 단일 공급 업체는 놀라움이 없음을 의미합니다. 소프트웨어가 최신 상태이며 프레젠테이션 오디오 및 비디오 동기화, SSO 및 API가 통합되어 있음을 보장합니다. 이는 기술 인프라가 다른 공급 업체간에 함께 자갈 때 즐거움 참석자 경험에 대한 많은 장벽을 제거합니다.

파트너가 호스트 장소와 관계가있는 경우 더 나은 정렬이 보장됩니다. 호스트 장소에 포함 된 파트너는 장소 팀과의 관계를 촉진하고 이벤트 전략, 원하는 참가자 경험 및 목표와 일치하도록 도울 수 있습니다. 내부 파트너는 또한 잠재적 인 과제를 식별하고 귀하의 요구를 예상하기위한 솔루션을 제안하는 내부 트랙을 보유하고 있습니다. 예를 들어, 내부자 지식과 호텔 서비스 그룹과의 관계는 객실 레이아웃, 설정, 빠른 회전, 표시 흐름 및 휴식 및 식사 타이밍을 극대화하여 공연장에서 발생하는 다른 이벤트와 동기화 할 수 있도록 도와줍니다. 또한 라이브 이벤트 중에 일반적으로 팝업되는 문제를 해결하는 데 도움이됩니다. 모든 이벤트 공급 업체 간의 이러한 최적화 및 정렬은 이벤트의 응집력있는 특성을 증폭시켜 참가자에게 진정으로 기억에 남는 경험과 귀하와 귀하의 팀에게 비교적 스트레스없는 경험을 제공합니다.

이벤트 제작 파트너를 찾으면 이벤트 포트폴리오에서 일하면서 참여하십시오. 그들은 당신의 작업이 조직 목표 달성에 어떻게 기여하는지 보여줄 중요한 이벤트 및 연간 지표를 추적 할 수있을 것입니다. 또한 한 행사에서 다음 행사까지 품질, 편의 및 일관성을 보장하면서 장소 전체에 걸쳐 규모의 경제를 만들 수 있습니다. 무엇보다도, 그들은 당신이 일하는 방식, 당신이 달성하려는 내용, 그리고 교육을받지 않아도 이벤트에서 이벤트로 향상되어야하는지 이미 알고있을 것입니다. 이러한 종류의 관계는 세계에서 어디서 생산하든 탁월한 이벤트와 결과로 전환되는 훌륭한 고객 경험을 제공합니다.

2) 생산 파트너 전문 지식을 활용하십시오

단일 생산 파트너는 이벤트 기술에 대한 전문가 일뿐 만 아니라. 창의적인 브랜딩, 프레젠테이션, 전시회, 하이브리드 이벤트, 모바일 앱, 일반 세션 또는 청중 참여 -이 모든 영역에서 전문 지식을 갖춘 팀으로 구성됩니다.

최고의 파트너는 이벤트 목표 및 예산 매개 변수의 창의적, 생산 및 기술적 측면을위한 훌륭하고 더 나은 솔루션을 설명 할 수 있습니다. 파트너가 회장을 알고 있다면 각 객실에서 작동하는 것이 무엇인지, 각 공간을 최대한 활용하는 방법을 알게 될 것입니다. 번들 서비스 나 다른 곳에서는 찾을 수없는 특별 이벤트 패키지를 제공 할 수 있습니다. 또한 다른 가격대에서 어떤 옵션이 유사한 결과를 낳을 수 있는지 알 수 있으므로 예산 및 기타 제약 조건에 대해 투명하여 권장 사항을 사용자 정의 할 수 있습니다. 당신을 아는 팀과 함께 일하는 것은 놀라운 이점이 있습니다. 그리고 누가 이벤트가 정리하든 이벤트에 대한 모범 사례를 재현 할 수 있습니다.

팀이 최신 트렌드, 기술, 청중 참여 및 고객 만족도 전략에 대해 최신 정보를 제공하는 파트너를 원합니다. 잠재적 파트너를 인터뷰 할 때 팀원이 교육 및 교육을받는 방법을 물어보십시오. 사람들, 제품 및 기술 솔루션에서 어떤 종류의 자본 투자를하고 있습니까? 고객 성공에 대한 그들의 접근 방식은 무엇입니까? 그들은 도전이나 솔루션을보고 있습니까? 조직의 브랜드 가치와의 조정은 서비스의 우수성과 고객 지원을 제공하려는 조직의 약속과 일치할지 여부를 나타내는 중요한 지표이므로 고려해야 할 또 다른 중요한 요소입니다.

3) 생산 파트너를 신뢰하여 자원과 관계를 조정하십시오.

캘린더에 시간을 다시 넣는 가장 빠른 방법은 이벤트 제작 파트너를 신뢰하여 이벤트를 실행하는 데 필요한 리소스와 팀을 조정하는 것입니다. 그들이 전략을 세우고 호스트 장소에 대한 깊은 지식을 가지고 있다면, 다른 요소와 함께 운영하려면 브랜드 지침, 피드백 및 승인 만 필요합니다.

예를 들어, 청중 참여 기술, 이벤트 앱 및 실내 시청각을위한 별도의 공급자 소싱에 대해 걱정할 필요가 없습니다. 이벤트 제작 파트너는 모든 서비스와 팀을 제공하고 모든 것이 함께 작동하는지 확인할 수 있습니다. 워크 인 모션 그래픽 제작, 더 낮은 3 분의 1을 설계하며 오디오 스팅어를 선택하는 것부터 일반 세션을 활성화하고 이벤트 후 온라인 학습 관리 시스템을위한 포장에 이르기까지 모든 작업을 수행 할 수 있습니다. 그들은 무대 관리자와 세트 디자이너를 제공 할 수 있습니다.

이벤트 전략 만들기, 브랜딩 및 컨텐츠 설계, 쇼 제작 및 실행에서 모든 것을 수행하기 위해 하나의 제공 업체를 참여 시키면 모든 요소가 이벤트 목표와 완전히 일치하는 이벤트에 대한 전체적인 접근 방식을보다 쉽게 ​​수행 할 수 있습니다. 이를 통해 참가자, 전시 업체 및/또는 스폰서의 고객 경험을 향상시킵니다.

이 관계는 단일 연락처가 있기 때문에 인생을 더 쉽게 만듭니다. 이벤트 제작 파트너의 프로젝트 관리자는 마감일과 결과물을 설정하고 모든 이벤트 요소가 제대로 진행되도록합니다. 이벤트 제작 파트너 팀은 창의적, 제작, 기술 및 현장 팀과의 팀 간 커뮤니케이션을 관리합니다.

다양한 서비스, 제품 및 솔루션으로 인해 귀하의 파트너십은 귀하의 요구에 따라 확장 할 수 있습니다. 단일 이벤트 제공 업체는 귀하의 처분에 강력한 리소스 네트워크를 제공합니다. 복잡한 이벤트가있는 경우 특히 중요합니다. 지역 창고 및 공연장 네트워크가있는 경우 이미 현장에있을 수있는 것을 증폭시키기 위해 추가 자원, 직원 및 장비를 제공하기 위해 신속하게 확장 할 수 있습니다.

요컨대, 단일 이벤트 파트너와 교류하면 비전을 생생하게하는 데 필요한 움직이는 부분을 조정하면서 시간과 두통을 절약 할 수 있습니다. 모든 이벤트에 대한 단일 연락처가 있으면 통신이 간소화되고 계획 프로세스가 단순화됩니다. 이벤트 목표와 일치하고 성과를 추적하는 데 도움이 될 수 있으므로 조직 내에서 프로필을 높이는 방식으로 이벤트 포트폴리오의 가치를 보여줍니다. 무엇보다도 전략에서 실행에 이르기까지 한 팀과 파트너 관계를 맺으면 정렬을 극대화하고 기억에 남는 경험을 제공합니다.