시작하기위한 4 가지 질문
Covid-19는 전 세계 가상 연례 총회 수가 전례없는 증가를 의미했습니다. 한 번만 개인 주주 또는 투표 회원 회의 만 허용 한 시장조차 하이브리드 형식을 고려하고 있습니다.
그렇다면 하이브리드 AGM을 정확히 구성하는 것은 무엇입니까?
하이브리드 연례 총회는 객실 내 참석자와 가상 이벤트 플랫폼을 통해 참여하는 원격 참석자 모두가있는 AGM입니다. 누구와도 마찬가지입니다 하이브리드 이벤트 유형, 그것은 객실과 온라인 경험의 조합으로 하이브리드를 만듭니다.
이 두 청중 그룹은 주주와 회사 이사회 및 기타 이해 관계자 모두에게 신청할 수 있습니다. 예를 들어:
- 직접 참석 한 이사회와 객실 및 가상 참석자
- 실내 및 가상 참석자 모두 또는 일부 이사회가 사실상 참석하는 이사회.
다른 선택적 사건과 달리 AGM은 공개적으로 상장 된 회사의 법적 요구 사항이며 고유 한 요구 사항이 제공됩니다. 이 새로운 하이브리드 모델은 AGM 플래너에게 완전히 새로운 도전과 고려 사항을 제시합니다.
계획을 돕기 위해 다음은 다음과 같은 4 가지 유용한 스타터 질문이 있습니다. 하이브리드 연례 총회를 계획하는 방법.
하이브리드 연례 총회 계획을 어떻게 시작합니까?
1. 얼마나 많은 주주와 스피커를 허용해야하고 어디에 있는지?
이 질문의 처음 두 부분은 당신이 아주 간단하게 결정할 수 있습니다. 가능한 총 잠재 고객 규모가 있으면 평균 출석률과 장소의 용량을 고려해야합니다. 현재 여행 제한 사항이 있으므로 주주의 더 많은 부분이 사실상 참석할 수 있어야합니다. 마찬가지로, 이사회 구성원 또는 기타 스피커의 위치에 따라 공연장에서 직접 참석하거나 라이브 스트림 또는 사전 녹음 된 비디오를 통해 사실상 참석할 수 있습니다.
허용해야 할 숫자를 이해하면 장소 선택에 도움이 될뿐만 아니라 어떤 종류의 도움이됩니다. 가상 이벤트 플랫폼 그리고 가상 구성 요소에 필요한 호스팅. 예를 들어, 20 명의 가상 잠재 고객은 다른 위치에서 스트리밍하는 참석자가있는 10,000 주주의 AGM보다 훨씬 적은 기술력과 지원이 필요합니다.
일단 당신이 어디에서 얼마나 많은 사람들이 될 것인지, 얼마나 많은 사람들이 직접 참석할 것인지, 사실상 참석하거나 발표 할 것인지에 대한 아이디어를 얻으면 하이브리드 AGM 생산 파트너에 대한 기술 요구 사항의 기초를 형성하는 데 도움이됩니다.
2. 어떤 AGM 참여 요구 사항을 고려해야합니까?
효과적인 하이브리드 AGM을 실행하는 열쇠는 객실 내 경험을 방해하지 않고 가상 참석자의 참여를 장려하는 하이브리드 기술을 사용하는 것입니다. 앞에서 언급했듯이, 얼마나 많은 주주가 직접 대면 할 것인지를 이해하면 실제로 어떤 가상 솔루션이 귀하의 요구를 충족시킬 것인지 식별하는 데 도움이됩니다.
어떤 하이브리드 이벤트 플랫폼을 선택 하시겠습니까?
많은 솔루션을 사용할 수 있으므로 필요한 가상 이벤트 플랫폼을 찾는 것이 압도적 인 것처럼 보일 수 있습니다. 시작하기에 분명한 장소는 장소의 사내 이벤트 기술 및 서비스 제공 업체가 제공하는 경우를 요청하는 것입니다. Encore는 호주 전역의 100 개가 넘는 장소에서 사내에서 수상 경력에 빛나는 대화식 이벤트 플랫폼 인 Chime Live를 자랑합니다. 이 플랫폼은 이미 전 세계 수백 개의 하이브리드 및 가상 AGM에 사용되어 왔으며, 가상 경험을 제공하고, 전문가 팀이 매력적이고 유연하며 지원하는 가상 경험을 제공하기 때문입니다. 고화질 비디오 스트리밍은 라이브 폴링, Q & A, 스피커 BIOS, 문서 등과 같은 대화식 기능과 결합합니다. 중요한 것은 AGMS 온라인 호스팅을 위해 법적으로 준수 할 수있는 모든 보안 프로토콜이 있습니다.
플랫폼이 안전합니까?
민감한 회사 컨텐츠가 AGM 동안 내려진 중요한 결정과 함께 공유되므로 올바른 사람들이 실제로 참석하고 투표 할 수 있도록 안전한 가상 등록을 허용하는 플랫폼 또는 통합 솔루션을 공유해야합니다. AGM 생산 파트너는 직접적으로나 사실상이를 관리 할 수있는 솔루션을 제공 할 수 있습니다.
회사 문서, 비디오 및 리소스에 액세스하고 공유합니다
회사가 문서, 비디오 및 기타 회사 보고서를 공유하려면 직접 및 가상 참석자 모두가 이들 액세스 방법을 고려해야합니다. 또한 참석자들에게 경험을 찾은 방법과 개선 사항에 대한 설문 조사를 완료하도록 요청할 수 있습니다. 일부 질문은 관련이 없으므로이 설문 조사를 다른 청중에게 맞춤화하는 것이 좋습니다. Chime Live와 같은 플랫폼은 잠재 고객 그룹이 디지털 방식으로 액세스 할 수있는 두 가지 설문 조사 버전을 제공 할 수 있습니다.
플랫폼이 객실과 사실상 주주 투표를 허용합니까?
투표 및 Q & A 세션은 일반적으로 AGM에서 필요합니다. 가상 이벤트 플랫폼은 모든 보안 및 중재 프로토콜을 사용하여이를 용이하게 할 수 있어야합니다. 예를 들어, 투표를 제한하는 회원 만 투표 할 수있는 투표를 제한하고 익명으로 단일 투표를 할 수 있습니다. 온라인 투표 시스템의 아름다움은 직접 주주가 태블릿이나 스마트 폰과 같은 인터넷 지원 장치를 사용하여 투표를 할 수 있음을 의미합니다. 마찬가지로, Covid-Safety 규칙에 위배되는 마이크를 공유하는 방을 돌아 다니지 않고 Q & A 세션의 경우 객실 내 주주는 가상 플랫폼의 가상 Q & A 기능을 사용하여 질문을 할 수 있습니다. 지정된 중재자는 실시간으로 화면으로 보내기 전에 질문에 직면해야합니다.
3. 주주 나 이사회 구성원이 직면 할 수있는 과제는 무엇입니까?
도전 과제는 대역폭 문제에서 다른 시간 영역 내에서 컨텐츠 일정에 이르기까지 다양합니다. 주주가 국제적 일 때 특히 어려운 일입니다. 이 경우 발표자와 운영자가 미리 알아야 할 대기 시간 (지연)이있을 수 있습니다. 살아있는 발표자 나 운영자가 설문 조사 타이밍 및 개방 된 시간을 결정하는 등 청중 피드백을 수집 할 때 이러한 세부 정보를 제공하는 것이 필수적입니다.
어떤 Covid 제한 및 위생 고려 사항이 귀하의 이벤트에 영향을 미칩니 까?
직접 참석자들은 건강과 안전이 최우선 과제라는 마음의 평화를 원할 것입니다. Covid-19와 싸우기위한 이벤트 업계의 최근 적응으로 인해 이것은 한동안 중요합니다. Encore ‘s 모임 가이드 라인은 안전한 AGM의 설계 및 전달 및 모든 종류의 이벤트에 대한 최상의 실습을 제공합니다. 지침은 라이브, 가상 및 하이브리드 회의 및 이벤트를 위해 변화하는 환경에서 이벤트가 안전하게 전달되도록합니다. 이 지침은 이벤트 설계 및 전달의 4 가지 주요 영역으로 개발되었습니다.
- 방 레이아웃
- 교통 흐름
- 기술 향상
- 청소 지침.
이벤트 제작 파트너에게 이러한 질문과 그들이 원격으로 그리고 직접 도전을 완화하여 AGM 참석자에게 긍정적 인 경험을 보장하는 방법을 물어볼 준비를하십시오. 좋은 소식은 하이브리드 AGM을 운영하는 데있어 가장 큰 이점 중 하나는 제한이 극적으로 변경되면 일부 주주들에게 사실상 참석하도록 요청할 수있는 능력에 있습니다.
동전의 반대편에서 가상 요소를 추가하는 것은 사실상 참석해야 할 이사회 구성원뿐만 아니라 자신에게도 어려울 수 있습니다. 우리는 리허설, 가상 단계 관리 및 현장 기술 지원을 제공 할 수있는 숙련 된 생산 회사와 파트너 관계를 맺을 것을 강력히 권장합니다. Covid-Safe Hybrid 이벤트의 개념조차도 모델에 익숙하지 않은 사람들에게는 상상하기 어렵습니다. 이사회와의 라인을 통해 하이브리드 AGM 디자인을 얻는 데 어려움을 겪고 있다면 이벤트의 현실적인 3D 렌더링을 제시하는 것을 고려하십시오.
보안 프로토콜을 다시 확인하고 다시 확인하십시오.
보안은 하이브리드 AGM을 구성 할 때 가장 중요한 요소 중 하나입니다. 가상 플랫폼이 안전하고 통합 소프트웨어 (타사 제공 업체를 사용하는 경우)가 회사의 무결성과 AGM의 성공에 중요합니다. 숙련 된 하이브리드 AGM 기술 제공 업체는 이미 AGM을 방지 플랫폼으로부터 안전하게 유지하기 위해 모든 관련 조치를 취하고 클라우드 기반 네트워크를 보호하기 위해 보안 프로토콜에 이르기까지 모든 관련 조치를 취할 것입니다. 이벤트 기록은 AGM을 즉시 감사 할 수있는 또 다른 보안 조치입니다. 전체 이벤트를 완전히 검토하고 각 회원의 활동 및 출석을 정확히 찾아 낼 수있는 능력. 예의로서, AGM의 시작시 이벤트가 보안을 위해 기록되고 있음을 모든 참석자에게 알려야합니다. 이벤트 기술 파트너와 대화하여 플랫폼에 어떤 보안 프로토콜이 있는지 알아보십시오.
가상 이벤트 플랫폼에는 어떤 접근성 기능이 있습니까?
접근성은 AGM이 참석자의 특정 요구를 충족시키는 것을 보장하는 또 다른 중요한 요소입니다. 모든 사람이 설명 할 수 있도록 이벤트 플랫폼을 통해 실내 경험에 통합 할 수있는 다양한 접근성 기능이 있습니다. 간단한 줌, 오디오 컨트롤, 글꼴 크기 및 서체, 사인 언어, 번역 및 캡션에 이르기까지 회사의 이해 관계자에게 적합한 것이 무엇인지 확인하기 위해 생산 파트너와 옵션에 대해 토론하십시오.
4. 이사회 구성원은 어떻게 콘텐츠를 제공합니까?
하이브리드 이벤트의 특성은 직접 프로덕션 서비스와 가상을 모두 허용해야한다는 것을 의미합니다. 이사회 구성원이 발표 할 방법에 따라 무대 모양과 사실상 제시하는 사람들의 가상 배경을 고려해야합니다. 제한 사항이 여전히 진행되면 스테이지 룩을 설계 할 때 공연장 및 이벤트 제작 파트너의 Covid-Safety 계획을 따르십시오. 적절한 간격, 위생 측정 등을 보장하십시오.
어떤 배경 또는 가상 스튜디오를 사용 하시겠습니까?
일관성을 위해 무대가 서로 모방 해 보일 때 가장 좋습니다. 객실 내 무대 모양으로 사용할 수있는 것으로 제한되지만 프레젠테이션 단계 내장 비디오, 애니메이션 그래픽, 마이크로 사이트 등과 같은 다양한 디지털 자산을 배경에 통합 할 수 있습니다. 그들은 프레젠테이션의 주제에 맞게 외모를 바꿀 수도 있습니다. 기본 프레젠테이션 단계 설정은 일반적으로 발표자 및 제작 팀과 함께 정적 배경 또는 녹색 화면 및 데스크로 구성됩니다. 스피커는 프레젠테이션을 라이브 스트리밍하거나 사전 녹음하고 가상 플랫폼에서 호스트 할 수 있습니다. 눈에 띄는 것을 찾고 있다면 Encore에는 규모, 기술 및 사용자 정의 컨텐츠 옵션이 다양한 프레젠테이션 단계 환경이 있습니다. 이 유형의 환경은 매우 영향력이 있지만 AGM보다 리허설 및 생산 시간이 필요합니다.
AGM을 주문형으로 사용할 수 있도록하십시오
가능할 때마다 주문형 콘텐츠를 제공하는 것이 좋습니다. 우선, 그것은 당신의 컨텐츠에 대한 수명과 감사 목적으로 AGM 아카이브를 제공합니다.
테이크 아웃 – 하이브리드 AGM이 여기에 있습니다.
하이브리드 연례 총회는 이해 관계자가 연결되어있는 느낌을주는 솔루션을 제공하는 한편, 모든 주주 또는 회원이 변화하는 제한에도 불구하고 참석할 수 있도록합니다. 이 네 가지 질문에 대답하는 것은 직접, 하이브리드 또는 완전히 가상 AGM을 계획 할 때 시작하기에 좋은 장소입니다. 자세한 답변으로 자신을 무장시키는 것은 잠재적 인 생산 공급자와의 논의에서 먼 길을 갈 것입니다. 경험이 풍부한 풀 서비스 이벤트 제작 회사를 선택하여 계획 프로세스를 안내하고 모든 요구에 대한 완벽한 서비스를 제공하십시오.